U zoekt op: {{ keyword }}

Logo

Simplified Technical English (STE) Case Study: Hoe je direct de kwaliteit van je content verbetert met de Thumbs Up Techniek

Ferry Vermeulen Tools

Er zijn steeds meer bedrijven die het belang van goede communicatie in de documentatie en gebruiksondersteuning inzien.

Na alle moeite die een bedrijf heeft gedaan om een goed product en goede marketing te ontwikkelen, wil je vooral niet dat het raadplegen van de gebruikershandleiding of online support - veelal het laatste klantcontactmoment tussen merk en gebruiker - een negatieve klantervaring is.

Ook de handleiding is een belangrijk onderdeel van de customer journey.

Simplified Technical English is een controlled language die steeds vaker wordt gebruikt om ook de technische communicatie te verbeteren. Deze vorm van contentmarketing zorgt ervoor dat instructies beter te begrijpen zijn, doordat dubbelzinnigheid wordt voorkomen en consequent taalgebruik wordt gestimuleerd.

Veel technisch schrijvers denken dat Simplified Technical English een moeilijk te implementeren taal is en dat beschikbare STE-tools belachelijk duur zijn.

Fout!

Vandaag laat ik zien hoe je de kwaliteit van je content direct kan verbeteren, waarbij je ook nog eens minimaal 20% op vertaalkosten zult reduceren, door de basisprincipes van het Simplified Technical English toe te passen op de documentatie die jij schrijft.

En dat lukt je zonder te investeren in een dure STE-tool.

In dit blog laat ik in detail zien hoe je met behulp van de Thumbs Up Techniek dit zelf ook kunt doen. Ik laat een techniek zien die bijna garandeert dat je per direct de kwaliteit van je technische documentatie verbetert en de vertaalkosten met meer dan 20% weet te reduceren.

Ben je een technisch schrijver en wil je ook je skills verbeteren door direct STE toe te passen? Lees door om erachter te komen HOE...

De Thumbs Up Techniek: STE implementatie voor alle technisch schrijvers

Voordat ik de techniek gebruikte, ervoer ik moeilijkheden in het vinden van ondubbelzinnige en to-the-point woorden en zinnen tijdens het handleidingen schrijven.

Dus wat heb ik gedaan? Ik heb de Thumbs Up Techniek ontwikkeld, inclusief mijn zelfgemaakte THUMBS UP STE tool. In het kort bevat deze techniek een versimpelde versie van beide onderdelen van de ASD-STE100 Simplified Technical English Standard: de STE-schrijfregels én het STE-Woordenboek.

Door de Thumbs Up Techniek samen met de STE Tool te gebruiken wist ik direct de volgende voordelen te verwezenlijken:

  • Heldere teksten.
  • Besparingen op vertalingen.
  • Verbeterde veiligheid.
  • Kortere onderhoudstijden.
  • Efficiënter schrijven. 

En het beste hiervan?
Je kunt hetzelfde bereiken met jouw content, zelfs als je niet hetzelfde budget hebt als de marketing- of R&D-afdeling van het bedrijf waarvoor je werkt. Het enige dat je hoeft te doen is de stappen te volgen die ik hieronder beschrijf en mijn STE Tool te gebruiken, die ik nu beschikbaar heb gemaakt voor iedereen.

Dus ga ook je techcommskills verbeteren, verminder je vertaalkosten en zorg ervoor dat de gebruikerservaring beter wordt!

Tips en Technieken altijd direct in je inbox?

Laat je email adres achter en blijf altijd op de hoogte van mijn tips en technieken om de kwaliteit van je content te verbeteren.

SCHRIJF ME IN!

Voordelen_Simplified_Technical_English

Copyright © 2016 Shufrans TechDocs/ Afbeelding gebruikt met toestemming Shufrans TechDocs.

In 3 Stappen de Thumbs Up Techniek gebruiken en direct besparen op vertaalkosten

De Thumbs Up Techniek bestaat uit slechts 3 stappen:

Stap 1: Verwijder niet-relevante informatie en laat alleen die informatie over die wel relevant is.
Stap 2: Ga naar de THUMBS UP STE Tool website (zie beneden) en check de approved betekenis van de door jou gebruikte werkwoorden, zelfstandige naamwoorden et cetera.
Stap 3: Redigeer je teksten tot eenvoudige en begrijpelijke taal.

Dit is waarom de techniek zo goed werk en waarom ik deze de Thumbs Up Techniek heb genoemd:

Engels is een erg rijke taal. Veel woorden hebben meerdere betekenissen of zijn overbodig en de Engelse grammatica is relatief complex. In het Simplified Technical English staat het maken van keuzes centraal. Keuzes tussen goed en fout, relevant en niet-relevant en approved and unapproved.

Stap #1: Verwijder niet-relevante informatie en laat alleen die informatie over die relevant is

Veel instructieve content, zoals taken en waarschuwingen, bevatten informatie die niet relevant is voor de eindgebruiker om zijn of haar taak uit te kunnen voeren. Kijk eens naar het volgende voorbeeld:

THE SYNTHETIC LUBRICATING OIL USED IN THIS ENGINE CONTAINS ADDITIVES WHICH, IF ALLOWED TO COME INTO CONTACT WITH THE SKIN FOR PROLONGED PERIODS, CAN BE TOXIC THROUGH ABSORPTION.

In rood heb ik de informatie gemarkeerd die NIET relevant is om de gebruiker doelmatig te waarschuwen.

In groen heb ik de informatie gemarkeerd die de gebruiker daadwerkelijk nodig heeft om voldoende gewaarschuwd te worden voor het gevaar. Zie je hoeveel informatie ik beschouw als niet-relevant?

In stap 1 van de Thumbs Up Techniek is het zaak om afstand te doen van alle niet-relevante informatie en alleen die informatie over te laten die relevant is voor de eindgebruiker.

Maar hoe onderscheid je relevante informatie van niet-relevante informatie? Door jezelf de volgende vraag te stellen: Heeft de gebruiker dit woord/deze informatie echt nodig om zijn taak te volbrengen? Zo niet, verwijder deze woorden direct uit je tekst!

Dus: Thumbs Up voor de groene woorden en Thumbs Down voor de rode woorden!

Waarschijnlijk dat je nu al behoorlijk wat woorden hebt kunnen besparen. Het is tijd voor stap 2 waarin je mijn APProved STE Tool gaat gebruiken.

Stap #2: Ga naar de THUMBS UP STE Tool website en check de approved betekenis van de door jou gebruikte woorden

Wees je ervan bewust dat de woorden die je kiest te gebruiken een grote impact op de betekenis of de duidelijkheid van de tekst kunnen hebben! Laten we eens kijken naar het Engelse woord “SET”. Dit simpele woord kan onder andere afstellen, afregelen, gefixeerd of iets in positie brengen betekenen. Het woord dusdanig gebruiken zodat de betekenis altijd duidelijk is, is van groot belang!

Nog niet overtuigd? Kijk dan eens naar de volgende zin: “Turn off the engines not required”. Deze zin kan het volgende betekenen:

  • Turn off the engines that are not required, of
  • Turning off the engines is not required

Ben je nu overtuigd? Probeer het zelf eens. Hoe zou de zin “Cut the power” kunnen worden opgevat?

Dubbelzinnigheid

Duidelijk? Dit is waarom de ASD-STE100 Simplified Technical English Standard een woordenboek bevat (deel 2 van de standaard). Het woordenboek bestaat uit een lijst van zo’n 850 woorden die toegestaan (approved) zijn om te gebruiken. Naast de approved woorden, worden ook de unapproved woorden weergegeven. De approved woorden mogen alleen worden gebruikt in de toegestane betekenis. Het woord ‘close’ mag alleen in de volgende betekenissen worden gebruikt:

  1. To operate a circuit breaker to make an electrical circuit.
  2. To move together, or to move to a position that stops or prevents materials from going in or out.

Het woord ‘close’ mag dus alleen als een werkwoord gebruikt worden en niet als een bijwoord. “Do not go close to the test rig during the test” is daarom unapproved.

Ieder woord mag slechts als één toegestane woordklasse worden gebruikt. Zo specificeert het woordenboek het woord 'oil' bijvoorbeeld als zelfstandig naamwoord. Daarom mag 'oil' niet gebruikt worden als werkwoord:

  • 'Oil the valve' is unapproved, omdat het in deze zin wordt gebruikt als werkwoord.
  • 'The oil is dirty' is approved, omdat in deze zin 'oil' als zelfstandig naamwoord wordt gebruikt.

Het gebruik van approved en unapproved woorden wordt beschreven door de volgende vier schrijfregels uit deel 1 van de ASD-STE100 standaard: 

  • Choose words from the words in the dictionary.
  • Use approved words from the dictionary only as part of the speach given.
  • Keep the approved meaning of a word in the Dictionary. Do not use the word with any word or meaning.
  • Only use those forms of verbs and adjectives shown in the Dictionary.

En nu komt het beste! Je kunt nu zelf checken of een woord approved of unapproved is met de THUMBS UP STE Tool. Vanaf nu is het dus niet meer nodig om Simplified Technical English Dictionary Download te vinden. Deze THUMBS UP STE-Tool is gebaseerd op de ASD-STE100 Specification. De ASD is de auteursrechthebbende van de ASD-STE100 Specification en is op de hoogte gesteld van de tool.

Om de approved/unapproved betekenis van een woord te checken, doe je het volgende:

  1. Open de “THUMBS UP STE Tool” (vraag eerst toegang aan via de banner beneden)
  2. In het Search veld typ je het woord dat je wilt checken (typ bijvoorbeeld ENSURE).
  3. Klik op OK. Alle resultaten die ENSURE bevatten zijn groen gemarkeerd. 
  4. Gebruik het approved woord in je documentatie (zie ook onderstaande uitleg).

Wat laat de THUMBS UP STE Tool je zien?

Als je op een specifiek zoekwoord zoekt, worden de approved woorden in HOOFDLETTERS weergegeven. Zoekwoorden in kleine letters geven aan dat je een ander woord of een andere constructie moet gebruiken.

In de kolommen met zoekresultaten vind je de volgende informatie:

1. Keyword (part of speech):
Gebruik een approved woord alleen als in de aangegeven woordklasse. Bijvoorbeeld: ‘ACCESS’ mag alleen worden gebruikt als zelfstandig naamwoord (the access), maar niet als bijvoeglijk naamwoord (accessible).Er worden 8 woordklassen gebruikt in het STE: verb (v), noun (n), pronoun (pn), article (art), adjective (adj), adverb (adv), preposition (pre) en conjunction (con). Dit zijn respectievelijk een werkwoord, zelfstandig naamwoord, voornaamwoord, lidwoord, bijvoeglijk naamwoord, bijwoord, voorzetsel en voegwoorden.

2. Approved meaning / ALTERNATIVES:
Deze kolom geeft de betekenis van een approved woord in het STE. Voor unapproved woorden geeft deze kolom approved alternatieven. Indien het een Technical Name of een Technical Verb betreft die wordt gebruikt in een toegestane betekenis, wordt dit aangeven door middel van (TN) of (TV).

3. APPROVED EXAMPLE:
Deze kolom geeft aan hoe een approved woord correct gebruikt kan worden, of hoe de approved alternatieven kunnen worden gebruikt om de unapproved woorden te vervangen.

4. Not approved:
Deze kolom geeft voorbeelden van tekst die niet is geschreven volgens de principes van het STE en/of unapproved woorden bevat.

STE Woordenboek

De THUMBS UP STE Tool is een STE checker, gebaseerd op het STE woordenboek. Deze tool kan worden gebruikt om direct een aantal basisprincipes van het STE te implementeren in je eigen documentatie.

Late we teruggaan naar het voorbeeld uit stap #1. Nadat ik de groen gemarkeerde woorden in de THUMBS UP STE Tool heb ingevoerd, heb ik de volgende approved woorden gevonden:

Used word Approved word
Oil Oil (TN)
Engine Engine (TN)
Skin Skin
Toxic Poisonous
Absorbtion Absorb (v)

 

Stap #3: Redigeer je teksten tot eenvoudige en begrijpelijke taal

Deze stap is gebaseerd op deel 1 van de ASD-STE100 Simplified Technical English Standard: de schrijfregels. De officiële standaard bevat maar liefst 66 schrijfregels!

Maar wees niet bang!

De meeste technisch schrijvers passen veel van deze regels automatisch al toe door gezond verstand te gebruiken. Daarom ga ik ook niet alle 66 regels nu noemen, maar laat ik zien hoe je een shortcut kunt nemen (voor een volledige implementatie van de ASD-STE100 Specification beveel ik echter aan kennis te nemen van alle schrijfregels en/of een STE-training te volgen)!

Er zijn twee dingen die je helpen bij het herschrijven van je zinnen:

1. Kijk goed naar de zinnen zoals in de kolom met APPROVED EXAMPLE in mijn APProved STE tool.

De schrijfregels van het STE zijn namelijk al toegepast op deze zinnen! Zonder alle 66 regels te kennen, kun je vaak gebruikte zinnen óf letterlijk overnemen, óf je kunt de manier waarop de zinnen zijn geconstrueerd overnemen!

STE schrijfregels

Copyright © 2016 Shufrans TechDocs. All rights reserved. / Image used and reproduced with permission from Shufrans TechDocs.

2. Presenteer alleen de kern van de informatie en breng deze over in heldere en begrijpelijke taal

Als gemeenschappelijke deler hebben de meeste van de 66 schrijfregels waaruit het Simplified Technical English bestaat, dat alleen de kern van de informatie gepresenteerd moet worden. Deze informatie moet in heldere en begrijpelijke taal worden overgebracht.

Dit is praktisch te benaderen door een aantal regels op te stellen voor teksten zoals instructies, resultaten en waarschuwingen. Hieronder volgen twee voorbeelden van regels:

Tekstfunctie: Instructie
Patroon: Werkwoord (onbepaald) + lidwoord + onderwerp + leesteken.
Voorbeeld: Click the button.

Tekstfunctie: Resultaat
Patroon: Lidwoord + onderwerp + werkwoord (tegenwoordige tijd) + leesteken.
Voorbeeld: The window ‘Expense Report’ appears.

In beide voorbeelden wordt slechts de kern van de informatie gepresenteerd in heldere en begrijpelijke taal. Houd dit in het achterhoofd bij het herschrijven van je teksten!

Laten we teruggaan naar het voorbeeld uit stap #1. Ik heb deze tekst herschreven tot de volgende:

DO NOT GET THE ENGINE OIL ON YOUR SKIN. THE OIL IS POISONOUS. IT CAN GO THROUGH YOUR SKIN AND INTO YOUR BODY.

Zie je hoeveel minder woorden ik heb gebruikt ten opzichte van de originele tekst?

Conclusie

Dit blog beschrijft hoe je zelf de Thumbs Up Techniek en de THUMBS UP STE Tool kunt toepassen om per direct STE te implementeren en de kwaliteit van je content kunt gaan verbeteren.

Met de THUMBS UP STE tool kan je direct besparen op vertaalkosten en dus op je handleidingen en technische documentatie. Het lukte mij om vanaf de eerste dag dat ik de techniek gebruikte 20% minder aan vertalingen uit te geven. Dat percentage is ondertussen flink opgelopen.

Als dit artikel waardevol voor je is zou ik een Facebook-like of andere vorm van social sharing op prijs stellen!

Ben je klaar om te beginnen?

Klik op de onderstaande banner en krijg direct toegang tot de THUMBS UP STE Tool. Laat je e-mailadres achter en ontvang vrijblijvend updates over andere vakrelevante tools. informatie en artikelen.

Wikipedia over Simplified Technical English:
Simplified Technical English (oftewel Simplified English), is de oorspronkelijke naam van een gecontroleerde taal die ontworpen is voor gebruik in onderhoudshandboeken van de luchtvaartindustrie. De taal is een zorgvuldig beperkte en gestandaardiseerde subset van de Engelse taal, die er op gericht is ambiguïteit zo veel mogelijk te beperken en makkelijk leesbaar te zijn voor hen die het Engels niet als eerste taal hebben. Er zijn ook varianten ontwikkeld, zoals het Simplified Technical Japanese.

Andere tools
Er zijn overigens ook andere, meer geavanceerde STE-tools, zoals deze plugin met MadCap Flare en Acrolinx Software.

 Onze STE-dienstverlening

Ga naar de THUMBS UP STE Tool

Klik op de knop en krijg toegang tot de THUMBS UP STE Tool.