Handleiding laten maken

Niet iedere organisatie heeft dezelfde documentatievraag. Herken je een van de volgende situaties?

We hebben een nieuwe machine of complete installatie

Er is nog geen samenhangende handleiding, terwijl de productinformatie is verspreid over engineers, machineleveranciers en verschillende afdelingen. Zeker bij een samenstel van machines is documentatie van de afzonderlijke onderdelen niet automatisch voldoende voor de complete installatie. INSTRKTIV brengt de informatie samen en ontwikkelt waar nodig overkoepelende bedienings- en onderhoudsprocedures.

Lees meer over documentatie voor een productielijn

Onze bestaande handleiding is verouderd

Het product is veranderd, er zijn nieuwe varianten toegevoegd of de documentatie sluit niet meer aan op het product, de gebruikers of actuele eisen. INSTRKTIV kan bestaande documentatie analyseren, herstructureren en actualiseren.

We hebben veel producten, varianten of talen

Wanneer informatie op meerdere plaatsen wordt gebruikt, wordt handmatig documentatiebeheer steeds minder efficiënt. INSTRKTIV kan content modulair opzetten en waar passend een CMS of CCMS helpen inrichten, zodat informatie eenvoudiger kan worden hergebruikt, vertaald en bijgewerkt.

Lees meer over het kiezen van een CCMS (Engels)

Onze documentatie verandert continu

Voor organisaties met terugkerende documentatiebehoeften kan INSTRKTIV structureel ondersteunen bij schrijven, updates, compliance, beheer en publicatie.

Afhankelijk van het project kunnen we het volledige documentatieproces verzorgen of aansluiten op onderdelen die intern al zijn georganiseerd.

Technisch schrijven en procedures

Onze technisch schrijvers vertalen complexe productinformatie naar duidelijke, taakgerichte instructies. Voor machines en installaties kan dit gaan om procedures voor opstarten, bedienen, omstellen, storingen oplossen, veilig uitschakelen en onderhoud.

We verzamelen informatie uit bestaande leveranciersdocumentatie, productspecificaties en gesprekken met experts, zoals engineers, product owners, operators en servicemedewerkers.

Wet- en regelgeving en machineveiligheid

Bij technische documentatie kunnen wettelijke en normatieve eisen een belangrijke rol spelen. Voor machines en samenstellen van machines zijn bijvoorbeeld de Europese Machinerichtlijn en de nieuwe Machineverordening (EU) 2023/1230 relevant. De Machineverordening wordt vanaf 20 januari 2027 algemeen van toepassing en vervangt dan de Machinerichtlijn 2006/42/EG. Welke eisen gelden, hangt onder meer af van het product en het moment waarop het op de markt wordt gebracht of in gebruik wordt genomen.

We brengen bij de start het relevante regelgevingskader, de gebruikersgroepen en beschikbare risicobeoordelingen in kaart. Daarbij bepalen we welke veiligheidsinformatie, waarschuwingen en instructies in de documentatie moeten worden opgenomen. Voor een complete productielijn kijken we ook naar handelingen en risico’s die voortkomen uit de samenwerking tussen de machines.

INSTRKTIV-oprichter Ferry Vermeulen is lid van de tekom Europe Advisory Board for Legislation and Standards en van de NEN-normcommissie voor gebruikershandleidingen (NEN 5509).

Lees meer over de Europese Machineverordening (EU) 2023/1230

Technische illustraties

Een goede illustratie kan meer duidelijk maken dan een lange uitleg. We gebruiken waar mogelijk technische tekeningen, foto’s en CAD- of 3D-bestanden als basis voor illustraties van installatie, bediening, onderhoud en onderdelen.

Structuur, template en contentbeheer

Goede documentatie moet niet alleen correct zijn, maar ook informatie snel vindbaar maken. We ontwikkelen een consistente structuur en vormgeving die passen bij de doelgroep, het product en de huisstijl. Bij veel producten, talen en updates kunnen we helpen met de inrichting van een content management systeem (CMS of CCMS).

Vertaling en lokalisatie

Wanneer een product in meerdere markten wordt verkocht, ondersteunen we ook vertaling, lokalisatie en terminologiebeheer. Bij grotere aantallen talen of productvarianten kijken we naar mogelijkheden om content efficiënt te hergebruiken.

Print en digitale publicatie

De beste publicatievorm hangt af van het product, de gebruikers en de toepasselijke wettelijke eisen. Documentatie kan worden geleverd als gedrukte handleiding, PDF, HTML-handleiding, online help, Quick Start Guide, video of een combinatie daarvan.

We bekijken waar het product wordt verkocht of gebruikt, wie ermee werkt en welke wetgeving en normen relevant zijn. Voor een machine of installatie betrekken we bijvoorbeeld de Machinerichtlijn en, met het oog op 20 januari 2027, de Machineverordening (EU) 2023/1230. We bepalen welke informatie operators, onderhoudsmonteurs, installateurs en andere gebruikers nodig hebben om veilig en effectief te werken.

We analyseren bestaande handleidingen, leveranciersdocumentatie, specificaties en risicobeoordelingen. Waar nodig spreken we met engineers, product owners en andere experts of bekijken we de installatie op locatie. Daarna schrijven we duidelijke, taakgerichte instructies, bijvoorbeeld voor opstart, bediening, storingen en onderhoud. Waar passend gebruiken we principes uit Minimalism en Simplified Technical English.

Waar beelden de instructies duidelijker maken, ontwikkelen we technische illustraties, waar mogelijk op basis van CAD- of 3D-bestanden. Zo helpen we gebruikers onderdelen te herkennen en handelingen correct uit te voeren.

We ontwikkelen een logische documentatiestructuur en een template die passen bij het product en de manier waarop de informatie wordt gebruikt en onderhouden. Bij veel producten, varianten, talen of updates kunnen we helpen met de inrichting van een CMS of CCMS.

We brengen tekst, illustraties en structuur samen in de gewenste vorm: print, PDF, online documentatie of een combinatie daarvan. Vervolgens kunnen we de benodigde taalversies verzorgen, met aandacht voor consistente terminologie en hergebruik van content.

Bekijk onze uitgebreide gids ‘Handleiding maken in 11 stappen’ · Lees meer over onze werkwijze

Bedienings- en onderhoudsprocedures voor een complete recyclinginstallatie

Voor Morssinkhof Plastics ontwikkelde INSTRKTIV de complete set bedienings- en onderhoudsprocedures voor een nieuwe industriële installatie voor het wassen van gerecycled kunststofgranulaat. De installatie bestaat uit meerdere samenwerkende machines en componenten van verschillende leveranciers. De beschikbare broninformatie was verspreid over documenten in uiteenlopende formaten en talen.

We brachten de installatie en leveranciersinformatie in kaart, legden de bedieningsstappen vast, van opstarten tot uitschakelen, en structureerden het onderhoud per installatiedeel. De procedures verwijzen naar de relevante leveranciersdocumentatie en verwerken maatregelen uit de risicobeoordeling. Zo beschikt Morssinkhof over duidelijke instructies voor veilig en consistent gebruik en onderhoud, die ook de CE-conformiteitsbeoordeling van de complete installatie ondersteunen.

Bekijk de Morssinkhof-case

Machinehandleidingen 2 tot 3 keer sneller opleveren

Royal Duyvis Wiener bouwt industriële verwerkingsmachines voor cacao, chocolade, noten en zaden. INSTRKTIV analyseerde de bestaande documentatie, bracht ontbrekende en verouderde handleidingen en compliancerisico’s in kaart en ontwikkelde een gestandaardiseerde aanpak met templates, workflows en nieuwe of bijgewerkte machinehandleidingen. Daarbij werd rekening gehouden met onder meer de Machinerichtlijn en ISO 20607. Volgens de case study werden handleidingen dankzij de verbeterde werkwijze 2 tot 3 keer sneller opgeleverd.

Bekijk de Royal Duyvis Wiener-case

Gedrukte en online handleidingen in achttien talen

Voor Vogel’s Products, fabrikant van tv-beugels, ontwikkelde INSTRKTIV de online handleidingen en gedrukte Quick Start Guides. De online handleidingen zijn beschikbaar in achttien talen en worden vanuit één bron beheerd en gepubliceerd, met onder andere video-instructies en downloadbare PDF’s.

Bekijk de Vogel’s-case

Documentatie voor een slimme EV-laadoplossing

Voor WeDriveSolar verzorgde INSTRKTIV het documentatietraject voor een slimme thuislaadoplossing: analyse van het wettelijk kader, technisch schrijven, maatwerkillustraties en een meertalige handleiding in PDF en HTML. Beide publicatievormen werden vanuit dezelfde bron gegenereerd, zodat de documentatie efficiënt kan worden bijgewerkt.

Bekijk de WeDriveSolar-case

Niet iedere organisatie heeft dezelfde vorm van ondersteuning nodig.

Een nieuwe handleiding laten maken

Geschikt wanneer je een handleiding nodig hebt voor een nieuw of bestaand product, een machine of een complete installatie.

We kunnen het volledige traject verzorgen, van inventarisatie van de technische informatie en het wettelijk kader tot schrijven, illustraties en publicatie.

Een bestaande handleiding verbeteren

Heb je al documentatie, maar is deze verouderd, inconsistent of moeilijk te onderhouden?

Dan kunnen we bestaande content als uitgangspunt nemen en verbeteren op het gebied van structuur, gebruiksvriendelijkheid, visuals, compliance en publicatie.

Documentatie structureel uitbesteden

Wanneer machines, installaties, producten of productvarianten blijven veranderen, wordt documentatie geen eenmalig project meer.

Met Documentation as a Service kan INSTRKTIV structureel fungeren als verlengstuk van je eigen engineering-, product- of documentatieteam.

Lees meer over Documentation as a Service

De kosten van een professionele handleiding hangen af van het product en de hoeveelheid werk die nodig is om de beschikbare technische informatie te vertalen naar bruikbare documentatie. Een handleiding voor één apparaat vraagt een ander traject dan procedures voor een complete industriële installatie of een omvangrijke machinefamilie.

Belangrijke kostenfactoren zijn:

• De complexiteit van de machine, installatie of het product
• De kwaliteit en volledigheid van bestaande broninformatie
• De hoeveelheid tekst, bedienings- en onderhoudsprocedures
• Het aantal benodigde illustraties
• Wettelijke en normatieve eisen
• Het gewenste ontwerp
• Print, digitaal of meerdere outputvormen
• Het aantal talen
• De hoeveelheid afstemming en review

Veel projecten liggen tussen €2.500 en €10.000, afhankelijk van onder andere de complexiteit, de beschikbare broninformatie en het aantal illustraties. Documentatie voor complexe machines, complete installaties of meerdere productlijnen kan aanzienlijk meer kosten.

Na een eerste inventarisatie kunnen we daarom een veel gerichtere inschatting maken dan met één standaardprijs.

Vraag een prijsindicatie aan

Lees meer over de kosten van een handleiding laten maken

De doorlooptijd hangt af van het product en de omvang van het project.

Een bestaande handleiding actualiseren vraagt om een ander traject dan het ontwikkelen van bedienings- en onderhoudsprocedures voor een nieuwe productielijn of complexe installatie met meerdere machines.

De planning wordt onder andere bepaald door:

• De hoeveelheid beschikbare broninformatie
• Het aantal interviews met interne experts
• De hoeveelheid tekst en illustraties
• De snelheid van interne reviews
• Veranderingen aan het product tijdens het project
• Het aantal talen
• De gewenste publicatievormen

Tijdens de intake brengen we deze onderdelen in kaart en spreken we af welke informatie en feedback op welk moment nodig zijn.

Je hoeft niet eerst alle leveranciersdocumentatie, tekeningen en productinformatie zelf tot één complete handleiding samen te voegen voordat we kunnen beginnen.

Afhankelijk van het project werken we bijvoorbeeld met:

• Machine- en productspecificaties
• Bestaande handleidingen en leveranciersdocumentatie
• Risicobeoordelingen en veiligheidsinformatie
• CAD- of 3D-bestanden
• Technische tekeningen en foto’s
• Relevante conformiteitsdocumentatie
• Huisstijlrichtlijnen
• Interviews met engineers, product owners, operators en onderhoudsmonteurs
• Informatie over doelgroep, markten en talen
• Feedback tijdens reviewrondes

Ontbreekt bepaalde informatie? Dan brengen we samen in kaart welke kennis nog nodig is en waar die binnen de organisatie beschikbaar is.

Niet voor ieder product hoeft het volledige documentatieproces te worden uitbesteed.

Zelf documentatie ontwikkelen kan goed werken wanneer een product relatief eenvoudig is, de benodigde expertise intern aanwezig is en er voldoende tijd beschikbaar is om de handleiding te schrijven, reviewen en onderhouden.

Uitbesteden wordt vooral interessant wanneer:

• De machine of installatie technisch complex is, omdat informatie uit verschillende disciplines en leveranciers moet worden samengebracht.
• Machineveiligheid en wet- en regelgeving een belangrijke rol spelen, omdat de gebruikersinformatie samenhangt met risicobeoordeling en compliance.
• Interne engineers onvoldoende tijd hebben, omdat documentatie concurreert met ontwikkeling, testen en andere werkzaamheden.
• Er veel producten, talen of varianten zijn, waardoor documentatie een structureel proces wordt in plaats van een eenmalige schrijftaak.
• De bestaande documentatie moeilijk te onderhouden is, want een betere structuur of publicatiemethode kan meer opleveren dan opnieuw een los document maken.
• Meerdere specialismen nodig zijn, bijvoorbeeld technisch schrijven, illustreren, compliance, design, vertaling en publicatie.

Twijfel je welke aanpak het beste past? Tijdens een eerste gesprek kunnen we bepalen wat je intern kunt houden en waar externe ondersteuning de meeste waarde toevoegt.

Er zijn verschillende bureaus en zelfstandige specialisten die technische handleidingen ontwikkelen. INSTRKTIV onderscheidt zich doordat we documentatie niet uitsluitend als schrijfwerk benaderen.

Techniek, gebruiksvriendelijkheid en compliance in één aanpak

Een goede handleiding ontstaat op het snijvlak van technische productkennis, duidelijke communicatie en relevante wettelijke eisen.

Daarom nemen we deze onderdelen vanaf de start van het project gezamenlijk mee.

Van broninformatie tot publicatie

We kunnen niet alleen teksten schrijven, maar ook ondersteunen bij illustraties, documentatiestructuur, vormgeving, vertalingen, digitale publicatie en contentbeheer.

Ervaring met machines en complexe installaties

We werken voor fabrikanten en technische organisaties waarbij documentatie direct samenhangt met machineveiligheid, bediening, onderhoud, productlanceringen en compliance. Ons project voor de complete recyclinginstallatie van Morssinkhof is hiervan een voorbeeld.

Projectmatig én structureel

We kunnen één handleiding ontwikkelen, maar ook langere tijd onderdeel worden van het documentatieproces via Documentation as a Service.

Documentatie die kan meegroeien

Bij veel producten, talen en wijzigingen kijken we niet alleen naar het volgende document, maar ook naar de manier waarop content in de toekomst kan worden beheerd, hergebruikt en gepubliceerd.

Internationale ondersteuning

INSTRKTIV levert documentatie voor producten die in meerdere landen worden verkocht, zoals de online handleidingen van Vogel’s in achttien talen.

Bespreek je documentatieproject met INSTRKTIV

Het juiste bureau kiezen gaat verder dan alleen tarieven vergelijken.

Een goede documentatiepartner moet passen bij je product, sector, interne organisatie en de manier waarop de documentatie na oplevering gebruikt en onderhouden moet worden.

Ervaring met jouw type product

Documentatie voor een samenstel van machines of een productielijn vraagt een andere aanpak dan instructies voor software, een afzonderlijk apparaat of een consumentenproduct.

Kennis van wet- en regelgeving

Wanneer machineveiligheid en compliance relevant zijn, moet een leverancier kunnen beoordelen welke wettelijke en normatieve eisen invloed hebben op de gebruikersinformatie en hoe de documentatie aansluit op de risicobeoordeling.

Technisch schrijven én visuele communicatie

Bij installatie, bediening en onderhoud van complexe machines kunnen goede illustraties minstens zo belangrijk zijn als tekst.

Mogelijkheden voor digitale publicatie

Kijk vooruit wanneer je naast PDF ook HTML, online help, video of andere digitale informatie wilt aanbieden.

Omgaan met producten, talen en varianten

Voor een eenmalige handleiding kan een traditionele documentworkflow prima werken.

Wanneer veel producten, talen en revisies moeten worden beheerd, kan een gestructureerde contentaanpak efficiënter zijn.

Project of langdurige samenwerking

Sommige leveranciers richten zich vooral op losse opdrachten. Andere partijen kunnen ook structureel capaciteit of documentatiebeheer leveren.

Aantoonbaar werk

Vraag om relevante cases, voorbeeldpagina’s en referenties. Daarmee kun je vaak snel beoordelen of een leverancier ervaring heeft met vergelijkbare documentatievraagstukken.

Naast INSTRKTIV zijn verschillende gespecialiseerde partijen actief op het gebied van technische documentatie. Welke leverancier het beste past, hangt onder andere af van de sector, productcomplexiteit, benodigde capaciteit en gewenste dienstverlening.

De onderstaande partijen staan in alfabetische volgorde.

Gebruik deze lijst vooral om te bepalen welke expertise aansluit bij je eigen documentatievraag. Heb je voornamelijk behoefte aan losse schrijf- of illustratiecapaciteit, dan kan een andere aanpak passen dan wanneer je één partner zoekt voor contentontwikkeling, compliance, publicatie én structureel documentatiebeheer.

Wat kost het om een handleiding te laten maken?

De kosten hangen onder andere af van de productcomplexiteit, beschikbare broninformatie, illustraties, compliance-eisen, outputvormen en talen.

Veel projecten liggen tussen €2.500 en €10.000, maar complexere documentatieprojecten kunnen aanzienlijk hoger uitvallen. Na een eerste inventarisatie kunnen we een gerichtere indicatie geven.

Hoe lang duurt het om een handleiding te laten maken?

Dat verschilt per project. Een update van bestaande documentatie kan relatief snel worden uitgevoerd, terwijl documentatie voor een nieuw en complex product meer analyse, interviews, illustraties, reviews en vertalingen kan vereisen.

Kunnen jullie ook een bestaande handleiding verbeteren?

Ja. We kunnen bestaande documentatie analyseren en verbeteren op onder andere structuur, begrijpelijkheid, illustraties, vormgeving, compliance en onderhoudbaarheid.

Welke soorten handleidingen maken jullie?

We ontwikkelen onder andere bedienings- en onderhoudshandleidingen, bedieningsprocedures voor complete installaties, gebruikershandleidingen, installatie- en montagehandleidingen, Quick Start Guides, werkinstructies en digitale instructies.

Maken jullie ook technische illustraties?

Ja. We ontwikkelen technische illustraties en kunnen daarbij waar mogelijk bestaande technische tekeningen, CAD- of 3D-bestanden als uitgangspunt gebruiken.

Kunnen handleidingen in meerdere talen worden geleverd?

Ja. Vertaling en lokalisatie kunnen onderdeel zijn van het documentatieproces. Bij grotere aantallen talen kijken we ook naar efficiënt terminologie- en contentbeheer.

Helpen jullie ook met wet- en regelgeving?

Ja. We brengen het relevante wettelijke kader en de eisen aan de gebruikersinformatie in kaart. Bij machines en installaties gaat het bijvoorbeeld om de Machinerichtlijn en de Machineverordening (EU) 2023/1230, die vanaf 20 januari 2027 algemeen van toepassing wordt. Ook betrekken we relevante normen en beschikbare risicobeoordelingen bij de documentatie.

Kunnen jullie de procedures voor een complete productielijn maken?

Ja. Bij een productielijn of een samenstel van machines kunnen we bestaande leveranciersdocumentatie structureren en overkoepelende bedienings- en onderhoudsprocedures ontwikkelen. Zo beschrijven we niet alleen de afzonderlijke machines, maar ook de handelingen die nodig zijn voor het gebruik en onderhoud van de complete installatie. Bekijk bijvoorbeeld ons project voor Morssinkhof Plastics.

Moet een handleiding altijd worden meegeleverd?

Dat hangt af van het product, de markt en de toepasselijke wet- en regelgeving. Daarom bepalen we aan het begin van een project welke gebruikers- en veiligheidsinformatie nodig is en in welke vorm deze beschikbaar moet zijn.

Kunnen jullie onze documentatie ook blijven beheren?

Ja. Naast losse projecten kunnen we structurele documentatieondersteuning leveren via Documentation as a Service, bijvoorbeeld voor updates, nieuwe productvarianten, wijzigingen in eisen, vertalingen en publicatie.

Heb je een handleiding nodig voor een machine, complete installatie of technisch product? Wil je bestaande documentatie verbeteren of het beheer structureel uitbesteden?

Vertel ons om welke machine, installatie of welk product het gaat en waar je nu tegenaan loopt. We bekijken samen welke informatie al beschikbaar is, welke documentatie nodig is en welke aanpak het beste bij jouw organisatie past.

Vraag een offerte aan   Plan een kennismaking