‚Äč
U zoekt op: {{ keyword }}
Logo

Simplified Technical English (STE): 20% minder vertaalkosten per direct!

Ferry Vermeulen Tools

Simplified Technical English (STE) is een gecontrolleerde taal die bestaat uit een gelimiteerd woordenboek en een aantal schrijfregels.

STE kan worden toegepast om de technische communicatie te verbeteren.

STE zorgt ervoor dat een gebruiksaanwijzing beter te begrijpen is, doordat dubbelzinnigheid wordt voorkomen en consequent taalgebruik wordt gestimuleerd.

Er zijn steeds meer bedrijven die het belang van goede communicatie in de gebruiksondersteuning inzien.

Na alle moeite die een bedrijf heeft gedaan om een goed product en goede marketing te ontwikkelen, wil je namelijk niet dat het raadplegen van de gebruikershandleiding of online support - veelal het laatste klantcontactmoment tussen merk en gebruiker - een negatieve klantervaring is.

Ook de handleiding is een belangrijk onderdeel van de customer journey.

Veel technisch schrijvers denken echter dat Simplified Technical English een moeilijk te implementeren taal is en dat beschikbare STE-tools belachelijk duur zijn.

Fout!

Vandaag laat ik zien hoe je de kwaliteit van je content direct kan verbeteren, waarbij je ook nog eens flink op je vertaalkosten zult reduceren, door de basisprincipes van het Simplified Technical English toe te passen op de documentatie die jij schrijft.

En dat lukt je zonder te investeren in een dure STE-tool.

In dit artikel laat ik in detail zien hoe je met behulp van de Thumbs Up Techniek dit zelf ook kunt doen.

Ik laat een techniek zien die bijna garandeert dat je per direct de kwaliteit van je technische documentatie, montagehandleidingenwerkinstructies etc. verbetert en de vertaalkosten met meer dan 20% weet te reduceren.

NAAR HET STE WOORDENBOEK

Klik op de knop om toegang te krijgen tot het gratis online Simplified Technical English Woordenboek. 

NAAR HET STE-WOORDENBOEK

Ben je een technisch schrijver en wil je ook je skills verbeteren door direct STE toe te passen? Lees door om erachter te komen HOE...

STE toepassen voor technisch schrijvers: De Thumbs Up Techniek

Voordat ik de techniek gebruikte, ervoer ik moeilijkheden in het vinden van ondubbelzinnige en to-the-point woorden en zinnen tijdens het schrijven van handleidingen.

Dus wat heb ik gedaan?

Ik heb de Thumbs Up Techniek ontwikkeld, en de THUMBS UP STE tool gemaakt.

In het kort bevat deze techniek een versimpelde versie van beide onderdelen van de ASD-STE100 Simplified Technical English Standard: de STE-schrijfregels én het STE-Woordenboek.

Door de Thumbs Up Techniek samen met de STE Tool te gebruiken wist ik direct de volgende voordelen te verwezenlijken:

  • Heldere teksten.
  • Besparingen op vertalingen.
  • Verbeterde veiligheid.
  • Kortere onderhoudstijden.
  • Efficiënter schrijven. 

En het beste hiervan?

Je kunt hetzelfde bereiken met jouw content, zelfs als je niet hetzelfde budget hebt als de marketing- of R&D-afdeling van het bedrijf waarvoor je werkt.

Volg de stappen die ik hieronder beschrijf en gebruik de STE Tool die je volledig gratis kan gebruiken.

Dus doe met me mee en verbeter je techcommskills, verminder je vertaalkosten en zorg ervoor dat de gebruikerservaring beter wordt.

Meld je aan voor email updates
 

 

In 3 Stappen de Simplified Technical English toepassen en direct besparen op vertaalkosten

De Thumbs Up Techniek bestaat uit 3 stappen:

Stap 1: Verwijder niet-relevante informatie en laat alleen die informatie over die wel relevant is.
Stap 2: Ga naar de THUMBS UP STE Tool pagina (zie beneden) en check de 'approved' betekenis van de door jou gebruikte werkwoorden, zelfstandige naamwoorden et cetera.
Stap 3: Redigeer je teksten tot eenvoudige en begrijpelijke taal.

Waarom werkt de techniek zo goed werk en waarom heb ik deze de Thumbs Up Techniek genoemd?

Engels is een erg rijke taal. Veel woorden hebben meerdere betekenissen of zijn overbodig en de Engelse grammatica is relatief complex.

In het Simplified Technical English staat het maken van keuzes centraal. Keuzes tussen goed en fout, relevant en niet-relevant en approved and not approved.

Stap #1: Verwijder niet-relevante informatie en laat alleen die informatie over die relevant is

Veel instructies, zoals taken en veiligheidswaarschuwingen, bevatten informatie die niet relevant is voor de eindgebruiker om zijn of haar taak uit te kunnen voeren. Kijk eens naar het volgende voorbeeld:

THE SYNTHETIC LUBRICATING OIL USED IN THIS ENGINE CONTAINS ADDITIVES WHICH, IF ALLOWED TO COME INTO CONTACT WITH THE SKIN FOR PROLONGED PERIODS, CAN BE TOXIC THROUGH ABSORPTION.

In rood heb ik de informatie gemarkeerd die NIET relevant is om de gebruiker doelmatig te waarschuwen.

In groen heb ik de informatie gemarkeerd die de gebruiker daadwerkelijk nodig heeft om voldoende gewaarschuwd te worden voor het gevaar. Zie je hoeveel informatie ik beschouw als niet-relevant?

In stap 1 van de Thumbs Up Techniek is het zaak om afstand te doen van alle niet-relevante informatie en alleen die informatie over te laten die relevant is voor de eindgebruiker.

Maar hoe onderscheid je relevante informatie van niet-relevante informatie? Door jezelf de volgende vraag te stellen: Heeft de gebruiker dit woord/deze informatie écht nodig om zijn/haar taak te volbrengen?

Zo niet, verwijder deze woorden direct uit je tekst!

Thumbs Up voor de groene woorden en Thumbs Down voor de rode woorden!

Waarschijnlijk dat je nu al behoorlijk wat woorden hebt kunnen besparen. Het is tijd voor stap 2 waarin je de STE Tool gaat gebruiken.

Stap #2: Ga naar de THUMBS UP STE Tool website en check de 'approved' betekenis van de door jou gebruikte woorden

Wees je ervan bewust dat de woorden die je kiest te gebruiken een grote impact op de betekenis of de duidelijkheid van de tekst kunnen hebben. 

Laten we eens kijken naar het Engelse woord “SET”.

Dit simpele woord kan onder andere afstellen, afregelen, fixeren of iets in positie brengen betekenen. Het woord dusdanig gebruiken zodat de betekenis altijd duidelijk is, is van groot belang.

Nog niet overtuigd? Kijk dan eens naar de volgende zin:

“Turn off the engines not required”.

Deze zin kan het volgende betekenen:

  • Turn off the engines that are not required, of
  • Turning off the engines is not required

Ben je nu overtuigd? Probeer het zelf eens. Hoe zou de zin “Cut the power” kunnen worden opgevat?

Dubbelzinnigheid

Duidelijk nu?

Dit is waarom de ASD-STE100 Simplified Technical English Standard een woordenboek bevat (deel 2 van de standaard).

Het woordenboek bestaat uit een lijst van zo’n 850 woorden die toegestaan (approved) zijn om te gebruiken.

Naast de 'approved' woorden, worden ook de 'not approved' woorden weergegeven. De 'approved' woorden mogen alleen worden gebruikt in de toegestane betekenis.

Zo mag het woord ‘close’ alleen in de volgende betekenissen worden gebruikt:

  1. To operate a circuit breaker to make an electrical circuit.
  2. To move together, or to move to a position that stops or prevents materials from going in or out.

Het woord ‘close’ mag dus alleen als een werkwoord gebruikt worden en niet als een bijwoord.

“Do not go close to the test rig during the test” is daarom niet toegestaan.

Ieder woord mag slechts als één toegestane woordklasse worden gebruikt. Zo specificeert het woordenboek het woord 'oil' bijvoorbeeld als zelfstandig naamwoord.

Daarom mag 'oil' niet gebruikt worden als werkwoord:

  • 'Oil the valve' is niet toegestaan, omdat het in deze zin wordt gebruikt als werkwoord.
  • 'The oil is dirty' is toegestaan, omdat in deze zin 'oil' als zelfstandig naamwoord wordt gebruikt.

Het gebruik van toegestane en niet toegestane woorden wordt beschreven door de volgende vier schrijfregels uit deel 1 van de ASD-STE100 standaard: 

  • Kies woorden uit het STE woordenboek.
  • Gebruik woorden uit het STE woordenboek alleen als de aangegeven woordsoort (bijvoorbeel als werkwoord of als zelfstandignaamwoord).
  • Behoud de goedgekeurde betekenis en gebruik geen woord met een andere betekenis. 
  • Gebruik alleen de vervoegingen en bijvoeglijk naamwoorden zoals in het STE woordenboek wordt aangegeven. 

En nu komt het beste!

Je kunt nu zelf checken of een woord 'approved' of 'not approved' is met het gratis te gbruiken THUMBS UP STE Woordenboek.

Vanaf nu is het dus niet meer nodig om Simplified Technical English Dictionary Download te vinden. 

Deze THUMBS UP STE-Tool is gebaseerd op de ASD-STE100 Specificatie. De ASD is de auteursrechthebbende van de ASD-STE100 Specification en is op de hoogte gesteld van de tool.

Om de approved/not approved betekenis van een woord te checken, doe je het volgende:

  1. Verzeker jezelf ervan dat je toegang tot de tool hebt aangevraagd via bovenstaande banner).
  2. Ga naar instrktiv.com/ste/ en log in.

  3. Typ in het Search in STE-dictionary veld het woord dat je wilt checken (typ bijvoorbeeld ENSURE).

  4. Klik op Search. Alle resultaten die ENSURE bevatten zijn oranje gemarkeerd. 
  5. Gebruik het 'approved' woord in je documentatie (zie ook onderstaande uitleg).

Wat laat de THUMBS UP STE Tool je zien?

Als je op een specifiek zoekwoord zoekt, worden de 'approved' woorden in HOOFDLETTERS weergegeven.

Zoekwoorden in kleine letters geven aan dat je een ander woord of een andere constructie moet gebruiken.

Dit voorbeeld laat de resultaten voor het woord COPY zien, Copy kan wordn gebruikt als zelfstandignaamwoord in de betekenis 'an object made the same as another object.' 

Het kan niet als werkwoord worden gebruikt, In plaats daarvan kun je writeto make a copy or to record gebruiken.

In de kolommen met zoekresultaten vind je de volgende informatie:

1. Keyword (part of speech)

Gebruik een 'approved' woord alleen als in de aangegeven woordklasse.

Bijvoorbeeld: ‘ACCESS’ mag alleen worden gebruikt als zelfstandig naamwoord (the access), maar niet als bijvoeglijk naamwoord (accessible).

Er worden 8 woordklassen gebruikt in het STE: verb (v), noun (n), pronoun (pn), article (art), adjective (adj), adverb (adv), preposition (pre) en conjunction (con).

Dit zijn respectievelijk een werkwoord, zelfstandig naamwoord, voornaamwoord, lidwoord, bijvoeglijk naamwoord, bijwoord, voorzetsel en voegwoorden.

2. Approved meaning / ALTERNATIVES

Deze kolom geeft de betekenis van een goedgekeurd woord in het STE. Voor niet goedgekeurde woorden geeft deze kolom goedgekeurde alternatieven.

Indien het een Technical Name of een Technical Verb betreft die wordt gebruikt in een toegestane betekenis, wordt dit aangeven door middel van (TN) of (TV).

3. APPROVED EXAMPLE

Deze kolom geeft aan hoe een goedgekeurd woord correct gebruikt kan worden, of hoe de goedgekeurde alternatieven kunnen worden gebruikt om de niet goedgekeurde woorden te vervangen.

4. Not approved

Deze kolom geeft voorbeelden van tekst die niet is geschreven volgens de principes van het STE en/of niet goedgekeurde woorden bevat.

De THUMBS UP STE Tool is een STE checker, gebaseerd op het STE woordenboek. Deze tool kan worden gebruikt om direct een aantal basisprincipes van het STE te implementeren in je eigen documentatie.

Late we teruggaan naar het voorbeeld uit stap #1. Nadat ik de groen gemarkeerde woorden in de THUMBS UP STE Tool heb ingevoerd, heb ik de volgende approved woorden gevonden:

Used word Approved word
Oil Oil (TN)
Engine Engine (TN)
Skin Skin
Toxic Poisonous
Absorbtion Absorb (v)

 

Stap #3: Redigeer je teksten tot eenvoudige en begrijpelijke taal

Deze stap is gebaseerd op deel 1 van de ASD-STE100 Simplified Technical English Standard: de schrijfregels. De officiële standaard (uitgabe 7) bevat maar liefst 53schrijfregels.

Maar wees niet bang!

De meeste technisch schrijvers passen veel van deze regels automatisch al toe door gezond verstand te gebruiken. Daarom ga ik ook niet alle 53 regels nu noemen. 

Ik laat zien hoe je een shortcut kunt nemen (voor een volledige implementatie van de ASD-STE100 Specification beveel ik echter aan kennis te nemen van alle schrijfregels).

Er zijn twee dingen die je helpen bij het herschrijven van je zinnen:

Kijk ten eerste goed naar de zinnen zoals in de kolom met APPROVED EXAMPLE in de STE tool.

De schrijfregels van het STE zijn namelijk al toegepast op deze zinnen.

Zonder alle 53 regels te kennen, kun je vaak gebruikte zinnen óf letterlijk overnemen, óf je kunt de manier waarop de zinnen zijn geconstrueerd overnemen.

Ten tweede, presenteer alleen de kern van de informatie en breng deze over in heldere en begrijpelijke taal.

Als gemeenschappelijke deler hebben de meeste van de 53schrijfregels waaruit het Simplified Technical English bestaat, dat alleen de kern van de informatie gepresenteerd moet worden.

Deze informatie moet in heldere en begrijpelijke taal worden overgebracht.

Dit is praktisch te benaderen door een aantal regels op te stellen voor teksten zoals instructies, resultaten en waarschuwingen. Hieronder volgen twee voorbeelden van regels:

Tekstfunctie: Instructie
Patroon: Werkwoord (onbepaald) + lidwoord + onderwerp + leesteken.
Voorbeeld: Click the button.

Tekstfunctie: Resultaat
Patroon: Lidwoord + onderwerp + werkwoord (tegenwoordige tijd) + leesteken.
Voorbeeld: The window ‘Expense Report’ appears.

In beide voorbeelden wordt slechts de kern van de informatie gepresenteerd in heldere en begrijpelijke taal. Houd dit in het achterhoofd bij het herschrijven van je teksten!

Laten we teruggaan naar het voorbeeld uit stap #1. Ik heb deze tekst herschreven tot de volgende:

DO NOT GET THE ENGINE OIL ON YOUR SKIN. THE OIL IS POISONOUS. IT CAN GO THROUGH YOUR SKIN AND INTO YOUR BODY.

Zie je hoeveel minder woorden ik heb gebruikt ten opzichte van de originele tekst?

Conclusie

Dit blog beschrijft hoe je zelf de Thumbs Up Techniek en de THUMBS UP STE Tool kunt toepassen om per direct STE te implementeren en de kwaliteit van je content, voor bijvoorbeeld gebruikshandleidingen, montagehandleidingen en online help, kunt gaan verbeteren.

Met de THUMBS UP STE tool kan je direct besparen op vertaalkosten en dus op je handleidingen en technische documentatie.

Het lukte mij om vanaf de eerste dag dat ik de techniek gebruikte 20% minder aan vertalingen uit te geven. Dat percentage is ondertussen flink opgelopen.

Als dit artikel waardevol voor je is zou ik een comment of andere vorm van social sharing op prijs stellen.

Ben je klaar om te beginnen?

Klik op de knop in de bovenstaande banner en krijg direct toegang tot de THUMBS UP STE Tool. 

WIL JE WETEN HOE JE EEN RECHTSGELDIGE HANDLEIDING VOOR DE EU MAAKT?

Stap-voor-stap methode voor het maken van een rechtsgeldige handleiding en om valkuilen te voorkomen.

LEES ARTIKEL

Contact

Hier zijn wij te vinden

Naar Google Maps

Contact informatie

Nederland
Kraanspoor 7H2, 1033 SC Amsterdam
+31 (0)20 7870708

Duitsland
Lohmühlenstraße 65, 12435 Berlin
T: +49 (0) 30 258142572

Verenigde Staten
2301 Collins Ave
Miami Beach, FL 33139
+1 786 3297111

info@instrktiv.com

 

Volg ons op social media



Blijf verbonden

Laat je e-mailadres achter en blijf op de hoogte van vakrelevante informatie en lopende projecten!