Hoe je een heldere montagehandleiding kunt maken

Welk medium kan ik het beste gebruiken voor mijn montagehandleidingen?

De keuze tussen online vs print of video vs illustraties is afhankelijk van de toegankelijkheidsbehoeften van de gebruiker

Het bedrijf waar je voor werkt, streeft ernaar om klanten de beste productervaring ter wereld bieden. Als technisch schrijver wil je daar graag aan bijdragen door de perfecte montagehandleidingen voor dat product te maken.

Geprinte handleidingen voldoen niet altijd aan de behoeften van je gebruikers. Soms zijn online handleidingen of montagevideo’s een betere optie.

Maar hoe maak ik de keuze tussen een geprinte of online montagehandleiding?

Ten eerste moet je je afvragen of je gebruikers (altijd) toegang hebben tot internet.

Voor het afspelen van een video is bijvoorbeeld snel internet vereist. Niet alle gebruikers hebben toegang tot internet wanneer zij op zoek zijn naar specifieke montage-instructies.

Als een gebruiker voldoende tijd en internet heeft, zal hij misschien op YouTube naar een 'How To'-video zoeken. De behoefte aan informatie is in dit geval minder urgent dan wanneer een groep soldaten bijvoorbeeld een brug moet bouwen om een ​​rivier over te steken om aan de vijand te ontsnappen.

In dat laatste geval wil je natuurlijk dat de installatiehandleiding offline beschikbaar is en kan je beter illustraties, ondersteund door tekst, gebruiken in plaats van video.

Ook moet je nagaan of het niet verboden is om de montagehandleiding alleen online te verstrekken.

Afhankelijk van het type product en het land waarin het wordt verkocht, is het soms verplicht om een geprinte montagehandleiding te leveren. Hierdoor wordt het moeilijker om montagevideo’s als primair medium te gebruiken.

HIER KOPEN

De 82079: bepaal het type medium op basis van de behoeften van je doelgroep

De nieuwe IEC/IEEE 82079-1: 2019 standaard voor gebruikersinformatie is iets minder streng geworden wat betreft het medium voor en formaat van gebruikersinformatie, waaronder montagehandleidingen.

Volgens deze norm moet het medium voldoen aan de behoeften van de doelgroep.

Ook is het volgens deze norm belangrijk dat het medium eenvoudige en permanente toegang tot gebruikersinformatie biedt EN duurzaam is.

Daarom is het belangrijk om bij het kiezen van een geschikt medium en formaat na te gaan onder welke omstandigheden de gebruikersinformatie wordt gebruikt. Zo heb je in ruimtes waar weinig licht is bijvoorbeeld een medium nodig dat de tekst doet oplichten, kan je in lawaaierige omgevingen beter geen spraak gebruiken en is het in vochtige omgevingen of cleanrooms niet handig om papier te gebruiken.

In de 82079-norm wordt beschreven hoe informatietypes uiteindelijk informatieproducten vormen, zoals montage-/installatie-instructies

EU-wetgeving: instructies moeten bij het product worden geleverd

Wanneer je de Europese wetgeving inzake productveiligheid raadpleegt om erachter te komen of het medium waarop installatiehandleidingen moeten worden verstrekt, wettelijk is vastgelegd en wat de mogelijkheden voor online montagehandleidingen zijn, zal je geen duidelijk antwoord vinden.

In de Blue Guide wordt vermeld:

Unless otherwise specified in specific legislation, whilst the safety information needs to be provided on paper, it is not required that all the set of instructions is also provided on paper but they can also be on electronic or other data storage format. However, a paper version should always be available free of charge for the consumers who request it.

Hieruit kan worden geconcludeerd dat:

• Instructies, tenzij anders aangegeven, ook in een ander formaat bij het product mogen worden geleverd, in plaats van print.
• Informatie over de veiligheid/het veilige gebruik van het product ook in papieren vorm (hard copy) bij het product moet worden geleverd.
• Elk bedrijf, op verzoek van de consument, een papieren exemplaar van de gebruikershandleiding beschikbaar moet stellen aan de consument.

Helaas is de Blue Guide geen rechtsgeldig document en vereist de nationale wetgeving van veel landen nog steeds dat documentatie in gedrukte vorm wordt geleverd. 

Zijn er dan helemaal geen mogelijkheden om een montagehandleiding uitsluitend online te verstrekken?

Jawel!

Er kan enige vrijheid worden gecreëerd door een gebruikershandleiding, lees snelstartgids, samen met de rest van de veiligheidsinstructies bij het product te voegen. Eventuele aanvullende of interessante informatie die niet veiligheidsgerelateerd is, kan dan online worden geplaatst.

Ook zie je weleens dat er voor producten met een laag risico helemaal geen handleiding wordt bijgevoegd. In sommige gevallen zijn het alleen de veiligheidsinstructies of staan zelfs deze online. 

In dat laatste geval kunnen nationale marktautoriteiten vragen gaan stellen en staan ze je mogelijk niet toe om je product op hun markt te verkopen.

Ga echter gewoon de discussie met ze aan en probeer ze ervan te overtuigen dat jouw product een laag risico heeft en geen papieren handleiding nodig heeft. Dat is ook hoe de grote bedrijven het doen.

Als je wint, kan je wellicht je papieren montagehandleiding vervangen door alleen interactieve of video-instructies!

Hoe maak ik duidelijke montagehandleidingen met geen/weinig tekst

Als je graag illustraties voor je montagehandleidingen wilt gebruiken, zijn hier enkele richtlijnen voor het maken van geweldige montage-instructies in IKEA-stijl.

Gebruik lijnillustraties in plaats van foto's voor duidelijkere communicatie.

Soms worden foto's gebruikt in plaats van illustraties. Ik geef echter de voorkeur aan lijnillustraties omdat deze vaak veel duidelijker zijn.

In vergelijking met foto’s heb je bij lijnillustraties veel meer vrijheid om je te concentreren op belangrijke details. Je kunt eenvoudig minder relevante informatie weglaten of bepaalde delen vergroten.

 

Gebruik van een foto in een montagehandleiding die door een klant is gemaakt

Gebruik van een illustratie in de nieuwe montagehandleiding die wij hebben gemaakt

Bij het maken van illustraties kan je eenvoudig irrelevante informatie of belangrijke informatie benadrukken. Met foto’s is dit veel ingewikkelder.

Gebruik 3D-bestanden om consistente montage-illustraties te maken.

Er is één belangrijke eigenschap waarmee goede montagehandleidingen zich van de rest onderscheiden: goede handleidingen zijn ongelooflijk consistent.

Deze consistentie is vaak niet mogelijk wanneer je lijnillustraties maakt met behulp van foto’s of vrije tekentechnieken. Goede illustraties worden meestal gemaakt met behulp van de originele technische 3D-tekeningen.

Zorg er daarom voor dat je 3D-modellen van je product hebt. Als je deze niet hebt, bijvoorbeeld omdat het product is geïmporteerd, kan je deze eenvoudig laten maken door freelancers op platforms zoals Upwork (of vraag ons om een ​​offerte).

Om een goed 3D-model te kunnen maken, heeft een freelancer duidelijke foto’s nodig van alle details en afzonderlijke onderdelen die nodig zijn voor de montage of installatie van je product.

Een video waarin wordt uitgelegd hoe de producten moeten worden geïnstalleerd, kan ook handig zijn.

Wanneer je het 3D-model hebt, kan je bijvoorbeeld SOLIDWORKS Composer of Inventor Publisher om uitgebreide illustraties voor je installatiehandleiding te maken.

In duidelijke handleidingen worden illustraties gewoonlijk vanuit hetzelfde perspectief weergegeven. Met tools zoals Composer of Publisher kan je het gewenste perspectief instellen en bekijken en vervolgens op alle illustraties toepassen.

Wanneer je voor opeenvolgende beelden steeds hetzelfde perspectief gebruikt, worden verwarrende rotaties of perspectiefwijzigingen geminimaliseerd en kan de klant zich beter oriënteren tijdens het doorlopen van de stappen in de montagehandleiding.

 

 

Een 3D-model geïmporteerd in Solidworks Composer

IKEA gebruikt altijd dezelfde perspectieven en weergaven

Gebruik onderscheidende kleuren om bepaalde informatie te verduidelijken

Hoewel de meeste handleidingen in zwart-wit zijn, gebruiken slimme technisch schrijvers soms kleurcodering in hun handleidingen.

Voor producten die een elektrische installatie vereisen, is het erg belangrijk dat gebruikers precies weten hoe je een elektrische kabels moet aansluiten. Door kabels een kleur te geven, kunnen ze de juiste kabels gemakkelijk onderscheiden.

 

Voorbeeld van het toevoegen van kleur aan bedrading

Kleurcodering voor bedrading om onduidelijke instructies te voorkomen

Je kunt kleuren ook gebruiken om afzonderlijke producten te onderscheiden. In de onderstaande voorbeelden betekent een andere kleur dat het product een afzonderlijke SKU heeft, maar deel uitmaakt van een groter modulair systeem.

Voeg tekst toe om de veiligheid of begrijpelijkheid te vergroten

Het voordeel van afbeeldingen is dat ze niet hoeven te worden vertaald en meer dan 1000 woorden zeggen. 

Dat zijn dan ook de belangrijkste redenen waarom veel merken weinig tekst in hun montagehandleidingen gebruiken. Helaas is het niet altijd mogelijk om weinig tekst te gebruiken.

Tekst is vaak niet nodig wanneer alleen de montage van een product moet worden beschreven (en niet het gebruik ervan). Voor sommige producten is echter wel tekst nodig om de instructies goed te kunnen beschrijven.

Tekst kan ook worden gebruikt om het veiligheidsniveau te verhogen wanneer er installatiestappen zijn die een hoog risiconiveau hebben, bijvoorbeeld elektrische installatiewerkzaamheden. Ook waarschuwingen voor restrisico’s gedurende de productlevenscyclus kunnen als tekst worden toegevoegd.

Plaats illustraties zo dicht mogelijk bij de tekst waar ze betrekking op hebben, zodat het voor de gebruiker duidelijk is waar ze bij horen. Zorg ervoor dat tekst en illustraties die bij elkaar horen tegelijkertijd kunnen worden bekeken en dat ze elkaar aanvullen om de begrijpelijkheid ervan te vergroten.

Een voordeel van het vervangen van tekst door illustraties, is dat illustraties niet hoeven te worden vertaald. Houd er wel rekening mee dat het maken van begrijpelijke illustraties vaardigheid vereist.

Vermijd een stripboekachtige benadering

Hoewel veel goed geïllustreerde montagehandleidingen op een stripboek lijken, moet het vertellen van een verhaal bij een handleiding absoluut worden vermeden.

In plaats daarvan moet je denken in topics bij het maken van een handleiding. Door topics te gebruiken in technische handleidingen kan je inhoud creëren op basis van een modulaire benadering. Dat betekent dat alle inhoud rond topics wordt gestructureerd.

Een topic moet een goed gedefinieerd begin en einde hebben. Dat wil zeggen dat aan het einde van een topic een bepaalde taak moet zijn voltooid. Deze manier van technisch schrijven heeft veel voordelen. Door informatie rond topics te structureren, kunnen (delen van) topics worden samengevoegd en hergebruikt in verschillende contexten. 

Het tegenovergestelde van schrijven op basis van topics is beschrijvende inhoud, geschreven in hetzelfde type lineaire structuur als boeken of stripboeken. Een voorbeeld van een topic is de manier waarop de volgende taak is beschreven:

Gebruik een schroevendraaier om de schroeven te bevestigen (artikelnummer 118331).

Door topics te gebruiken, kunnen illustraties in de hele handleiding worden hergebruikt, of zelfs in handleidingen voor andere producten, vooral als je steeds dezelfde weergaven gebruikt.

In het bovenstaande voorbeeld, afkomstig uit een IKEA instructiehandleiding, zie je een illustratie die eenvoudig kan worden hergebruikt.

Gebruik de juiste tools

Hoewel er genoeg tools zijn die je kunnen helpen bij het maken van illustraties, is het wellicht verstandiger om ze te laten maken door een graficus of technisch tekenaar. 

Om uitgebreide illustraties te kunnen maken heb je de juiste 3D-software nodig. Met deze tools kan je perspectieven en weergaven instellen voor consistente illustraties die in al je toekomstige publicaties kunnen worden gebruikt.

Ik denk dat Solidworks Composer een van de beste tools is voor het maken van illustraties voor installatiehandleidingen. Maar ook Inventor, Google Sketchup Pro en Blender bieden genoeg mogelijkheden. 

Met de meeste van deze tools kan je de lijndikte, schaduwen, kleuren, etc. instellen.

Welke software je ook gebruikt, zorg er altijd voor dat je tekeningen exporteert als vectorafbeeldingen. Ook is het handig om Adobe Illustrator aan te schaffen, zodat je illustraties eenvoudig kunt bewerken. Met Illustrator kan je bijvoorbeeld nummers, toelichtingen en andere zaken toevoegen als je dit nog niet in de 3D-tool hebt gedaan.

Begin de installatie met een belofte om vertrouwen te wekken

Het is een goed idee om je installatiehandleiding te beginnen met een belofte: het eindresultaat. Dit heeft namelijk een ENORM psychologisch effect. 

Wanneer men een doe-het-zelfproduct koopt, wordt vaak de avond of zaterdagmiddag gebruikt om de recente aankoop in elkaar te zetten. Door het eindresultaat meteen in het begin weer te geven, zal de gebruiker er meer vertrouwen in hebben dat hij de taak succesvol kan voltooien.

 

De grote belofte van IKEA aan het begin van de handleiding: het eindresultaat

Gebruik bedrijfsrichtlijnen voor consistente handleidingen

Consistente illustraties bepalen voor een groot deel de uitstraling van je handleiding. Voor goede, consistente installatiehandleidingen is het daarom belangrijk om bedrijfsrichtlijnen te gebruiken.

In deze richtlijnen kan je onder andere regels vastleggen over het merkontwerp, logo, specifiek lettertype en kleuren.

Als je tekst gebruikt, kan je eventueel ook richtlijnen opstellen voor spelling (Amerikaans Engels of Brits Engels), stijl, meeteenheden, de opmaak van verschillende soorten informatie (bijv. waarschuwingen, instructies, tips) of wanneer verschillende soorten markeringen (bijvoorbeeld vet of cursief) moeten worden gebruikt.

 

Verschillende stijlelementen zorgen ervoor dat deze handleiding op een IKEA-handleiding lijkt

Voor deze handleiding hebben wij de merkkleur van de klant in de illustraties gebruikt

Hoe maak ik installatievideo's

Video is tegenwoordig een van de belangrijkste media voor het communiceren van instructies.

Video’s kunnen worden gebruikt om op een duidelijke manier bepaalde handelingen, bewegingen, toestanden of krachten te demonstreren, of voor stapsgewijze instructies.

Omdat video steeds populairder wordt, is het een goede optie wanneer je zoveel mogelijk mensen wilt bereiken.

Een video kan realistisch zijn (gefilmd met een camera), een 3D-animatie of een geïllustreerde animatie, zolang je er maar voor zorgt dat ze kort en relevant zijn.

Voorbeeld van een realistische video-instructie

Een video waarin de installatie en het gebruik van een app wordt uitgelegd in cartoonstijl

In video’s kan je gesynchroniseerde gesproken of geschreven tekst of beide gebruiken om de volgorde van de instructies aan te geven.

Gebruik interactieve animaties om de effectiviteit en efficiëntie te verhogen

Een andere steeds belangrijkere vorm van animatie is interactieve animatie. Interactieve animatie kan het best worden omschreven als een reeks visuele en auditieve elementen. Het is zeer geschikt om complexe processen te verduidelijken, zoals de volgorde van montage-instructies.

Wanneer op de juiste manier gebruikt (volgens de principes van minimalisme), zijn video en interactieve animatie vaak effectiever dan andere vormen van instructies.

Onderzoek heeft aangetoond dat kijkers informatie voor een langere periode onthouden (waardoor het effectiever wordt) en sneller leren (waardoor het efficiënter wordt).

Voorbeeld van een online interactieve animatie volgens minimalistische principes

Zoals eerder besproken, moet je er rekening mee houden dat video minder geschikt is in gebieden met slechte ontvangst, aangezien het mogelijk een stabiele internetverbinding vereist.

Houd er bovendien rekening mee dat voor sommige producten of in bepaalde landen een papieren handleiding vereist kan zijn en dat je deze niet zomaar door een video mag vervangen.

Hier enkele richtlijnen voor het maken van installatievideo’s:

1. Werk efficiënter door de juiste tools voor JOUW specifieke montagevideo te gebruiken.
2. Zorg ervoor dat de video gemakkelijk vindbaar is door de juiste titel te kiezen (bijvoorbeeld 'Installatie van de drone').
3. Laat gebruikers sneller leren door zowel video als gesproken te gebruiken.
4. Zorg voor een beter begrip door de daadwerkelijke interface te gebruiken.
5. Bevorder het leerproces door een menselijke stem te gebruiken.
6. Verlaag de cognitieve belasting door acties en spraak te synchroniseren.
7. Maak een montagevideo die overeenkomt met de vaardigheden van de gebruiker door de juiste snelheid te kiezen.
8. Voeg besturingselementen toe om gebruikers te ondersteunen bij het verwerken van de informatie.
9. Verminder de cognitieve belasting door vooraf een voorbeeld van de uit te voeren taak weer te geven.
10. Stimuleer actieve verwerking door de eerste of tweede persoon te gebruiken.
11. Minimaliseer de impact op de gebruiker door elk nieuw concept uit te leggen.
12. Begrijp het verschil tussen conceptuele en procedurele informatie om de voltooiing van het proces te ondersteunen.
13. Houd taken eenvoudig en duidelijk ter ondersteuning van de gebruiker.
14. Zorg ervoor dat de volgorde van acties overeenkomt met de vereiste logische stappen.
15. Benadruk het verband tussen acties van de gebruiker en reacties van het systeem of product.
16. Markeer delen op het scherm om de aandacht van de gebruiker te trekken.
17. Houd de aandacht van de gebruiker vast door korte video’s te gebruiken.
18. Versterk de demonstratie met praktijkvoorbeelden.
19. Publiceer montagevideo’s op Vimeo om feedback van de community te krijgen.
20. Verzamel demografische gegevens over degenen die je video bekijken, de manier waarop zij deze bekijken en andere statistische informatie van YouTube.

Zie voor een meer gedetailleerde beschrijving van deze richtlijnen dit artikel: https://instrktiv.com/en/tutorial-video/

Tools voor het maken van installatievideo's

Een aantal tools die de moeite waard zijn om te onderzoeken, afhankelijk van het soort video dat je wilt maken:

• Solidworks Composer
• SketchUp
• Inventor Publisher
• ProE/Creo - Arbortext IsoDraw
• Adobe Premiere
• IMovie
• Magisto
• Wirecast
• GoAnimate
• PowToon
• iClone

Hoe maak ik een indrukwekkende installatiehandleiding voor mijn gebruikers

Gelukkig zien steeds meer bedrijven het belang in van zowel een aantrekkelijk ontwerp als het gebruik van verschillende media om informatie naar de lezer te brengen. 

Gebruikerservaring is HOT!

Er zijn verschillende manieren om de installatie of montage van een product met de gebruiker te communiceren. Zoals eerder besproken, is het belangrijk om het type medium te bepalen op basis van de behoeften van de doelgroepen.

Zorg ervoor dat het medium gemakkelijk toegang biedt tot de informatie gedurende de hele levensduur van het product. Houd daarom altijd rekening met de levensduur van het product en overweeg om deze in de montagehandleiding te vermelden.

Voorbeelden van mogelijke media voor montage-instructies zijn tekst, beeldmateriaal (foto's, veiligheidstekens, grafische symbolen en illustraties), video (inclusief hulpmiddelen zoals audio en ondertitels), animaties, spraak, augmented reality, virtual reality, folders of geniete boekjes met tekst, illustraties en informatie op de verpakking of het product zelf. 

Er zijn verschillende tools beschikbaar die je kunnen helpen bij het maken van geprinte of online intallatiehandleidingen.

Welk medium je ook gebruikt, het is belangrijk dat de informatie geschikt is voor zowel het medium als de doelgroep.

Laten we nog enkele andere ontwerpprincipes bekijken.

Maak doelgericht en effectief gebruik van kleur.

Installatie van een mobiel helikopterplatform

Zorg voor veel witruimte.

Aanpassing van het stuur van een elektrische fiets

Gebruik een duidelijk leesbaar, schreefloos lettertype. Zorg ervoor dat de lettergrootte overeenkomt met de behoeften van de doelgroep. Vermijd het gebruik van verschillende lettertypen.

Gebruik een vetgedrukt, cursief of Courier-lettertype voor terminologie, verwijzingen of andere input.

Vetgedrukt lettertype om de productelementen aan te geven

Zorg voor een hoog contrast tussen tekst en achtergrond. Zwarte tekst op een witte achtergrond is het beste.

Gebruik een consistente lay-out voor elke pagina.

Verwerk de merkidentiteit van het bedrijf in de handleiding.

Raadpleeg voor informatie die op internet beschikbaar wordt gesteld de norm ISO/IEC 40500:2012 voor richtlijnen over de toegankelijkheid van inhoud voor zowel presentatie als navigatie.

Conclusie

Gebruikers verdienen de beste gebruikerservaring tijdens elke fase van de customer journey. Na veel tijd te besteden aan het ontwikkelen van een geweldig product, wil je natuurlijk ook dat gebruikers een goede ervaring hebben bij het raadplegen van de installatiehandleiding.

Stel je eens voor dat je gebruikers in staat zijn om zelf een product in elkaar te zetten of te installeren, zonder enige hulp van de klantenondersteuning.

En hoe mooi zou het zijn dat je een montagehandleiding hebt die bijdraagt ​​aan een nog betere gebruikerservaring?

Ook jouw bedrijf kan dit bereiken!

Volg gewoon de richtlijnen zoals beschreven in dit bericht en je gebruikers zullen het lezen van de montagehandleiding net zo leuk vinden als het in elkaar zetten of installeren van je product.

Ferry Vermeulen is technisch communicatie expert en directeur bij INSTRKTIV. Het is Ferry's missie om digitale gebruikersinstructies te maken voor alle producten ter wereld. Luister naar de INSTRKTIV podcast op Spotify of lees een van zijn laatste blogartikelen.  Linkedin I Spotify I YouTube I Facebook I Twitter