De nieuwe Verordening Machines: zijn elektronische instructies binnenkort toegestaan?

De Europese Commissie publiceerde op 12 april 2021 het eerste ontwerpvoorstel van de nieuwe Machine Verordening. Annex III van het ontwerpvoorstel beschrijft de mogelijkheid tot het verstrekken van de gebruiksaanwijzingen in elektronische vorm.

Het ontwerpvoorstel is ook voorzien van een 12-pagina’s tellende "Explanatory Memorandum". Hierin worden door de Commissie belangrijke redenen en doelen opgesomd voor de revisie van de nieuwe Verordening. 

De volgende reden worden expliciet gegeven om de technische documentatie in elektronische vorm toe te staan:

• Hoge kosten voor het produceren van papieren documentatie;
• Hoge kosten/belasting ten opzichte van het milieu;
• Administratieve rompslomp.

Wat stelt het ontwerp van de nieuwe Machine Verordening voor? 

De aanvulling op sectie 1.7.4 in Annex III zegt het volgende: 

The instructions may be provided in a digital format. However, upon purchaser’s request at the time of the purchase of the machinery product, the instructions shall be provided in paper format free of charge.

When the instructions are provided in digital format, the manufacturer shall:

 

• mark on the machinery product and in an accompanying paper how to access the digital instructions;
• clearly describe which version of the instructions corresponds to the machinery product model;
• be presented in a format that makes it  possible for the end user to download the instructions and save them on an electronic device so that he or she can access them at all times, in particular during a breakdown of the machine. This requirement also applies to a machinery product where the instruction manual is embedded in the software of the machinery product.

 

Wat voor een consequenties zou dit kunnen hebben? 

De oude Machinerichtlijn wordt vervangen door de nieuwe machineverordening. Een kenmerk van een verordening is dat lidstaten deze niet langer zelf nog in hun nationale wetgeving hoeven  op te nemen, zoals bij richtlijnen het geval is, maar dient de verordening direct geïmplementeerd te worden.

De Europese Unie wil hierdoor een uniforme implementatie in alle lidstaten verzekeren. Tot op heden ontbreekt het aan eenduidige wetgeving met betrekking tot het verschaffen van digitale productinformatie.

Beslissing 768/2008 en daarmee het New Legislative Framework (NLF) geeft geen richtlijnen voor het medium. Ook in de huidige Machinerichtlijn vinde we geen informatie hierover. Slechts de Guide to Application of the Machinery Directive geeft aan dat “It is generally agreed that all health and safety related instructions must be supplied in paper form”. 

Ook de Blue Guide zegt ‘whilst the safety information needs to be provided on paper, it is not required that all the set of instructions is also provided on paper but they can also be on electronic or other data storage format”. Beide guides hebben echter geen wettelijke bindingskracht. 

In de EN ISO 20607, die in 2020 werd geharmoniseerd, wordt benoemd dat de instructies digitaal verstrekt mogen worden indien dit met de klant zo is afgesproken en mits er geen nationale wetgeving is die papier verplicht.

Precies hier ligt het probleem: zowat iedere lidstaat heeft tot op heden, bij gebrek aan eenduidige Europese wetgeving, zijn eigen wetgeving met betrekking tot het medium. Zo verplicht België dat alles instructies geprint bij een product of machine moeten worden geleverd, kijkt Frankrijk naar de Blue Guide - en moet tenminste de veiligheidsinformatie op papier worden verstrekt - en stond Estland het al toe dat de documentatie digitaal werd verstrekt.

Dus nu kunnen we binnenkort 'legaal' een elektronische handleiding maken? Als het ontwerpvoorstel wordt goedgekeurd zijn er inderdaad mogelijkheden om de gebruiksaanwijzingen digitaal te verstrekken. Betekent dit dat er niet meer geprint hoeft te worden? Nee!

De verplichting op een risicoanalyse uit te voeren blijft bestaan. Als uit de risicoanalyse blijkt dat digitale instructies niet tot een gevaarlijke situatie leiden, zijn er zeker mogelijkheden. Mocht blijken dat er gevaren optreden als een gebruiker geen beschikking heeft over een geprinte manual, dan al deze alsnog geprint moeten worden.

Daarnaast is de kans klein dat de marktautoriteiten een volledige elektronische handleiding voor een machine zullen accepteren (bron: Jens-Uwe Heuer-James, Luther Law Firm).

En nu? Niets is nog besloten, toch? 

Vanuit de commissie Standardisation & Legislation van tekom hebben we ons hard gemaakt, zoals we dat al jaren doen, om de mogelijkheid tot het verstrekken van digitale instructies in de nieuwe Verordening te krijgen. Dit voorstel heeft in ieder geval de draft van de nieuwe Verordening gehaald.

Het door de Europese Commissie opgestelde ontwerp wordt nu in verschillende commissies op Europees niveau besproken. De weg door het Europees Parlement is nog lang. Het is nu al duidelijk dat de kwestie van "instructies in elektronische vorm" fel omstreden is. 

Terwijl de industrie zal worstelen met het feit dat naast de elektronische versie nog steeds een gratis papieren versie op verzoek moet worden verstrekt, gaat deze aanpak voor consumentenorganisaties niet ver genoeg, aangezien de consument actief de gedrukte versie moet aanvragen.

Er kan dus nog veel veranderen. Het goede nieuws is dat er ieder geval steeds meer aanwijzingen zijn voor een trendsettende verandering op dit punt.

Maar we vergeten haast dat echte papierbesparing ook verwezenlijkt kan worden door een slim machineontwerp en een goed concept voor de informatieverstrekking. Hoe intuïtiever een machine is en hoe meer tijd in het ontwikkelen van een positieve gebruikservaring wordt gestoken, hoe minder instructies er nodig zullen zijn. Veel machines zijn bovendien voorzien van displays waar een deel van de gebruiksinformatie op verschaft kan worden.

Als tijdens het ontwerp van de machine en het bedenken van de informatiebehoefte wordt nagedacht over welke informatie het beste op welke manier aan de gebruiker kan worden gecommuniceerd, blijkt er vaak veel meer mogelijk dan slecht alle informatie in een dik boekwerk onder te brengen.