Wat is nieuw in NEN EN IEC/IEEE 82079-1:2020?

Een handleiding maken kan soms best een uitdaging zijn.

Wie verantwoordelijk is voor het opstellen van een gebruikshandleiding moet niet alleen meester zijn in het schrijven van technische teksten, maar ook in content management, ontwerp, visualisering, gebruiksvriendelijkheid en juridische zaken.

Maar er is hoop.

Eindelijk is de nieuwe versie van een fantastische norm ontwikkeld. Deze norm is in 2020 onderdeel geworden van het Europese normalisatie netwerk en vertaald naar het Nederlands. De norm richt zich specifiek tot het opstellen van gebruikshandleidingen voor allerlei soorten producten.

We hebben het over de NEN EN IEC/IEEE 82079-1:2020 Preparation of Information for Use!

Als je zeker wilt zijn dat je met je product en handleiding aan alle wet- en regelgeving voldoet, is het toepassen van de 82079-norm een absolute must. Daarnaast helpt de norm je betere en gebruiksvriendelijkere handleidingen te maken.

In een vorig artikel heb ik in een notendop al samengevat waar de 82079 over gaat. In dit artikel ga ik je vertellen wat de belangrijkste verschillen zijn met diens voorganger, de NEN EN IEC 82079-1: 2012.

Wat is nieuw in NEN EN IEC/IEEE 82079-1:2020?

Allereerst is er, zoals je misschien al hebt gemerkt, een nieuwe titel.

In de nieuwe titel wordt ‘information for use’ (gebruiksinformatie) gebruikt in plaats van ‘instructions for use’ (gebruiksinstructies). Ook werd IEEE toegevoegd omdat de norm door het IEC en IEEE gezamenlijk werd ontwikkeld.

Dus waarom heeft de norm het nou over “gebruiksinformatie” in plaats van “gebruiksinstructies”?

Gebruiksinformatie wordt gebruikt om aan te geven dat de inhoud meer omvat dan acties of handelingen die moeten worden uitgevoerd.

Onder volledige gebruiksinstructies verstaan we ook informatie die het product beschrijft of referentiemateriaal. Iets wat in de 2012 overigens wel al was opgenomen, maar nog niet uit de naam bleek.

Daarom was de inhoud van de norm door middel van de naamgeving ‘instructies’ eigenlijk te nauw gedefinieerd en zelfs misleidend.

Gebruiksinformatie omvat volgens de nieuwe norm informatie rond drie centrale pijlers: instructies, conceptuele informatie en referenties.

Vervolgens worden de eisen van de norm onderverdeeld in eisen voor de gebruiksinformatie en eisen voor het informatiebeheerproces (information management process).

De norm bevat een aparte clausule met voorwaarden voor het informatiebeheerproces. Er is echter een uitzondering!

Deze clausule geldt niet voor consumentenproducten.

Ook beschrijft de nieuwe norm duidelijk hoe je conformiteit kan claimen met zowel de eisen voor de gebruiksinformatie als met de eisen aan het informatiebeheerproces.

De norm geeft aan hoe de conformiteit voor de gebruiksinformatie en het informatiebeheerproces moet worden beoordeeld om conformiteit daadwerkelijk te kunnen claimen.

De norm bevat daarnaast een nieuwe clausule over de ‘structuur van de gebruiksinformatie’. Die bevat een volledig nieuw onderdeel ten opzichte van de oude norm.

Dit onderdeel  benadrukt het gebruik van zogenoemde leidende criteria (leading criteria) voor het structureren van informatie.

Een andere nieuwe clausule gaat over de ‘media en het formaat van de gebruiksinformatie’. Dit is ook een compleet nieuw onderdeel ten opzichte van de oude norm. Onder andere de oude sectie ‘presentatie van gebruiksinstructies’ is hierin opgenomen.

Gebruiksinformatie in verschillende formaten en media

De nieuwe norm bevat ook een nieuwe clausule, “Professionele Competenties”, die stelt dat het opstellen van de gebruiksinformatie aan een competente persoon moet worden toegewezen en geeft zelfs duidelijke voorwaarden voor het vaardigheidsniveau.

In dit deel worden ook de competenties van vertalers benoemd.

Als het gaat om gebruiksvriendelijkheid moeten de principes van Minimalism worden toegepast, aldus de norm. Minimalisme is een ontwerpfilosofie waarbij gebruik centraal staat. De prioriteit ligt bij het ondersteunen van het gebruik van een product.

Voorbeeld van een voorschrift volgens de principes van het minimalisme

De laatste grote verandering is de opdeling van de gebruiksinformatie in drie soorten informatie (information types). Dit is om een veilig, efficiënt en doelgericht gebruik van een product mogelijk te maken.

Deze soorten informatie zijn:

• Conceptuele informatie die de doelgroep moet begrijpen;
• Instructionele informatie die ze moet volgen of overwegen;
• Referenties die ze kan raadplegen, indien nodig.

Conceptuele informatie omvat concepten, uitleg en beschrijvingen die de doelgroepen in staat stellen om taken uit te voeren door eerst het doel ervan te begrijpen en de gebruiksprincipes van het ondersteunde product te begrijpen.

Instructionele informatie omvat procedures en taakgerichte, stapsgewijze instructies.

Onder referenties wordt gedetailleerde informatie verstaan die af en toe moet worden opgevraagd of nodig is, zoals informatie over het oplossen van problemen, opdrachten of codes.

Drie soorten informatie: veiligheidsinformatie, concepuele informatie en instructionele informatie

Conclusie 

Nou, er is momenteel veel te doen om de 82079-norm en in dit artikel heb ik alleen de belangrijkste verschillen behandeld.

Ik denk dat het een fantastische norm is en door hem toe te passen doe je meer dan alleen maar gebruikshandleidingen maken die aan de wet voldoen.

Je instructies worden meteen ook super gebruiksvriendelijk en de gebruiker zal met meer plezier het product gebruiken.

De norm bespreekt alles wat relevant is om goede gebruikshandleidingen op te stellen.

Verdiep je er dus maar in en verbeter de kwaliteit van je handleidingen!