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Leitfaden zur IEC/IEEE 82079-1-2019 Norm für Nutzungsinformationen

Ferry Vermeulen Gesetzgebung

Es ist kein Geheimnis, dass die Erstellung von Nutzungsinformationen eine enorme Herausforderung sein kann.

Tatsächlich sind hier eine Menge unterschiedlicher Fähigkeiten vonnöten: man muss die Anleitung schreiben und die Gestaltung, die Visualisierung und die Gebrauchstauglichkeit im Auge behalten sowie das juristische Fachwissen und die gute alte Psychologie beherrschen, wenn man sicherstellen will, dass die Benutzer ein Produkt sicher, effizient und effektiv nutzen können.

Die gute Nachricht ist, dass all dies in einer praktischen Norm zusammengefasst wurde: in der IEC/IEEE 82079-1-2019 Erstellen von Nutzungsinformationen.

Und das Fazit? Wenn Sie zufriedenere Benutzer erreichen und sicherstellen möchten, dass Sie die Markt-, Rechts- und Regulierungsvorschriften erfüllen, ist die Umsetzung dieser Norm ein absolutes Muss.

In diesem Leitfaden werde ich Ihnen alles Wissenswerte aufzeigen, was Sie über die neue Norm wissen müssen.

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CE marking

 

Die 82079 auf einen Blick

Worum geht es bei der Norm 82079?

Der offizielle Name ist „IEC/IEEE 82079-1:2019 Erstellen von Nutzungsinformationen (Gebrauchsanleitungen) von Produkten – Teil 1: Grundsätze und allgemeine Anforderungen“.

Die Norm erwähnt den Zweck von Nutzungsinformationen:

„Die Nutzungsinformationen sollten alle erforderlichen Informationen für die Zielgruppen enthalten, damit ein unterstütztes Produkt sicher, effizient und effektiv benutzt werden kann“

Sie ist die Nachfolgenorm der IEC 82079-1:2012 Erstellen von Gebrauchsanleitungen – Gliederung, Inhalt und Darstellung – Teil 1: Allgemeine Grundsätze und ausführliche Anforderungen (die harmonisierte Norm DIN EN 82079 1). Diese ist wiederum die Nachfolgenorm der Norm 62079.

Die aktuelle Norm wurde von zwei Convenors und 23 Mitgliedern aus 9 Ländern entwickelt. Aus diesem Grund genießt sie einen breiten internationalen Konsens.

Im Vergleich zu ihrer Vorgängernorm enthält sie wesentliche Neuerungen, auf die ich später noch eingehen werde.

Außerdem sollte unbedingt erwähnt werden, dass sie eine so genannte horizontale Norm ist: d. h. sie gilt nicht nur für ein bestimmtes Produkt oder für einen bestimmten Sektor, sondern enthält branchenübergreifende Regeln für nahezu alle Industriezweige.

Die Norm enthält Vorgaben zu Inhalt, Struktur, Qualität, Prozess, Medien und Format von Nutzungsinformationen.

Die Nutzungsinformation gilt als wesentlicher Bestandteil des unterstützten Produkts.

Der Inhalt der „Nutzungsinformationen“ besteht aus Informationen, die auf drei Grundpfeilern basieren: anweisende Informationen, beschreibende Informationen und referenzielle Informationen.

Nutzungsinformationen können verschiedene Informationsprodukte einschließen, die in unterschiedlichen Medien ausgewählt, präsentiert und bereitgestellt werden, um den Bedürfnissen der verschiedenen Zielgruppen Rechnung zu tragen.

Hier finden Sie eine Übersicht über das Konzept von Nutzungsinformationen gemäß der neuen Norm:

Nutzungsinformationen

Was ist neu in der 82079-1:2019?

Zunächst wurde, wie Sie wahrscheinlich bereits bemerkt haben, der Titel geändert.

Im neuen Titel wird der Begriff „Nutzungsinformationen“ anstelle von „Gebrauchsanleitung“ verwendet, darüber hinaus wurde IEEE hinzugefügt, da das IEEE die Norm gemeinsam mit IEC entwickelt hat.

Warum wird in dieser neuen Norm nun der Begriff „Nutzungsinformationen“ anstelle von „Gebrauchsanleitung“ verwendet?

Der Begriff Gebrauchsanleitung wurde verwendet, um Inhalte zu beschreiben, die über reine Anleitungen/Aktivitäten oder auszuführende Vorgänge hinausgehen. Tatsächlich erstreckte sich der Begriff Gebrauchsanleitung auch auf beschreibende Produktinformationen oder Referenzmaterial.

Aus diesem Grund war das Wort „Anleitung“, wie in der din en 82079 1 verwendet, stets zu begrenzt und in gewisser Weise irreführend. Der Inhalt der „Nutzungsinformationen“ umfasst nun Informationen basierend auf drei Grundpfeilern: anweisende Informationen, beschreibende Informationen, referenzielle Informationen.

Anschließend werden die Anforderungen der Norm in Anforderungen für Nutzungsinformationen und Anforderungen für den Informationsmanagementprozess unterteilt. Sie enthält einen separaten Abschnitt mit den Anforderungen für den Informationsmanagementprozess. Dieser Abschnitt gilt nicht für Konsumartikel.

Die neue Norm beschreibt außerdem unmissverständlich, wie ein Anspruch auf Erfüllung sowohl der Anforderungen an die Nutzungsinformationen als auch der Anforderungen an den Informationsmanagementprozess erhoben werden kann.

Es wird ausführlich erläutert, wie die Konformitätsbewertung der Nutzungsinformationen und des Informationsmanagementprozesses erfolgen muss, damit die Übereinstimmung mit der Norm erklärt werden kann.

Ein neuer Abschnitt zur „Struktur der Nutzungsinformationen“ wurde aufgenommen. Er enthält ein komplett neues Konzept im Vergleich zur früheren Norm. Darin wird die Verwendung von Leitkriterien zur Strukturierung empfohlen.

Ein weiterer neuer Abschnitt betrifft die „Mittel, Darstellung und Medien der Nutzungsinformationen“. Dieser enthält ebenfalls ein komplett neues Konzept im Vergleich zur früheren Norm. Er ersetzt den früheren Abschnitt „Darstellung der Gebrauchsanleitung“ und mehr.

Nutzungsinformationen gedruckt und online

Nutzungsinformationen in verschiedenen Formaten und Medien

Die neue Norm enthält außerdem einen neuen Abschnitt mit dem Titel „Berufliche Kompetenzen“, der besagt, dass die Erstellung von Nutzungsinformationen nur an kompetente Personen übertragen werden soll, darüber hinaus liefert er klare Anforderungen an das Qualifikationsniveau. Dazu gehören auch die Kompetenzen von Übersetzern.

In Bezug auf die Nutzbarkeit bzw. Gebrauchstauglichkeit wurde der Grundsatz des Minimalismus neu hinzugefügt. Minimalismus ist eine nutzungsorientierte Gestaltungsphilosophie, deren Priorität darauf ausgerichtet ist, die einfache und sichere Nutzung eines Produkts sicherzustellen.

Minimalismus

Beispiel für eine nach dem Grundsatz des Minimalismus verfasste Anleitung

Die letzte größere Änderung (im Vergleich zur din en 82079 1) betraf die Unterteilung der Nutzungsinformationen in drei Informationsarten. Diese Maßnahme erfolgte, um eine sichere, effiziente und effektive Nutzung eines unterstützten Produkts gemäß der Norm zu ermöglichen.

Diese Informationsarten beinhalten beschreibende Informationen, welche die Zielgruppe verstehen muss, anweisende Informationen, die zu befolgen oder zu berücksichtigen sind, sowie referenzielle Informationen, die bei Bedarf nachgeschlagen werden sollten.

Beschreibende Informationen umfassen Konzepte, Erläuterungen und Beschreibungen, die es den Zielgruppen ermöglichen, Aufgaben zu erfüllen, weil sie ihren Zweck und die Funktionsprinzipien des unterstützten Produkts verstanden haben.

Anweisende Informationen umfassen Verfahren und aufgabenorientierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Referenzielle Informationen: Dies sind detaillierte Informationen, die gelegentlich nachgeschlagen werden müssen, wie Informationen zur Fehlerbehebung, Befehle oder Codes.

Informationsarten

Die drei Informationsarten

Nutzerfreundlich verfassen nach der Norm 82079

Gemäß 82079 sollten Nutzungsinformationen alle erforderlichen Informationen für die Zielgruppen enthalten, damit ein Produkt sicher, effizient und effektiv GENUTZT werden kann. Die Norm dreht sich im Wesentlichen um Nutzerfreundlichkeit.

Eine der wichtigsten Verbesserungen der Norm 82079 ist die Einführung des Grundsatzes des Minimalismus.

Minimalistische Grundsätze passen sich der Zielgruppe so weit wie möglich an. Die Grundsätze und Heuristiken des Minimalismus sind keine Regeln, die einfach blind oder starr befolgt werden sollen. Sie eröffnen „einzig und alleine“ bessere Gestaltungsoptionen.

Die vier wichtigsten Gestaltungsgrundsätze des Minimalismus sind:

  1. Wählen Sie einen handlungsorientierten Ansatz. Benutzer wollen in der Regel Dinge tun. Dieser Grundsatz spiegelt die Nutzungsorientierung des Minimalismus wider.
  2. Verankern Sie das Werkzeug im Aufgabenbereich. Ein Werkzeug ist ein Mittel zum Zweck. Dieser Grundsatz fordert den Gestalter auf, für den Benutzer sinnvolle Übungsaufgaben auszuwählen.
  3. Unterstützung bei der Fehlererkennung und -behebung. Irren ist menschlich. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Benutzerkompetenz und den Anwendungskomfort beim Umgang mit Fehlern zu verbessern.
  4. Unterstützung beim Nachschlagen, Lesen und Finden. Die Gestaltung muss den unterschiedlichen Bedürfnissen und Interessen der gewünschten Zielgruppe möglichst nahe kommen. Dieser Grundsatz spiegelt die Benutzerorientierung des Minimalismus wider.

Einige der wichtigsten in der Norm 82079 enthaltenen Anforderungen zur Nutzerfreundlichkeit, die Ihnen dabei helfen, nutzerfreundliche Informationen zu verfassen, sind unter anderem:

  • Stellen Sie sicher, dass die Nutzungsinformationen von der Zielgruppe hinsichtlich ihrer erwarteten Aufgaben und Ziele benutzbar und für diese Zielgruppe relevant sind. 
  • Ihre Nutzungsinformationen sollten die Anforderungen der Zielgruppe an die Informationsqualität erfüllen, indem sie vollständig, richtig, präzise, verständlich und zugänglich sind und nach den Grundsätzen des Minimalismus gestaltet sind. 
  • Verwenden Sie eine einheitliche Terminologie. 
  • Erläutern und listen Sie alle nicht vermeidbaren Abkürzungen und technischen Begriffe auf. 
  • Achten Sie darauf, dass die Nutzungsinformationen leicht durchsuchbar sind und eine zweckmäßige Navigationsstruktur und eindeutige Inhalte enthalten.
  • Fügen Sie vordefinierte Informationsarten ein.
  • Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung.
  • Fügen Sie Navigationshilfen wie Seitenzahlen oder ein Inhaltsverzeichnis ein.
  • Verwenden Sie für den Text geeignete Schriftarten, Sicherheitszeichen und graphische Symbole, die für die Zielgruppe sowohl in Print- als auch in elektronischen Medien gut erkennbar und lesbar sind (die empfohlenen Mindestgrößen für Schriftarten sowie Mindesthöhen für Sicherheitszeichen und graphische Symbole sind in einer in der Norm enthaltenen Tabelle aufgeführt).
  • Richten Sie das Medium und das Format der Nutzungsinformationen auf die Bedürfnisse der Zielgruppen aus.

 

 

Welche Inhalte müssen gemäß 82079 enthalten sein?

Die Norm 82079 besagt, dass „der Inhalt der Nutzungsinformationen die Bedürfnisse der Zielgruppen nach einer sicheren, wirksamen und effizienten Verwendung des Produkts unter Anwendung des Grundsatzes des Minimalismus abdecken muss“.

Warum kommt auch hier wieder der Minimalismus zur Anwendung? Die Entwickler der Norm waren sich allgemein einig, dass die Anwendung des Minimalismus den Zielgruppen am meisten hilft, unzulässige Sicherheitsrisiken, Fehlfunktionen, Schäden am unterstützten Produkt oder ineffizienten Betrieb zu vermeiden.

Außerdem wurde in der Norm 82079 hervorgehoben, dass sowohl die bestimmungsgemäße Verwendung des Produkts als auch vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendungen einbezogen werden sollten.

Darüber hinaus werden in der Norm 82079 die folgenden Informationen erwähnt, die Sie in ihre Nutzungsinformationen aufnehmen sollten:

  • Die Bezeichnungen der Nutzungsinformationen, des unterstützten Produkts und des Händlers
  • Angaben zur Aufbewahrung der Informationen 
  • Gestalterische Konventionen. Beispielsweise die Verwendung einer bestimmten Schriftart für Texte, die vom Benutzer über die Tastatur eingegeben werden, oder für Menüpunkte. Diese Konventionen werden sinnvollerweise aufgelistet und ihre Bedeutungen erklärt.
  • Erläuterung der Terminologie. Falls die Nutzungsinformationen eines komplexen Systems mehrere Dokumente von mehr als einem Hersteller/Anbieter enthalten, sollten Sie die Bedeutung der verschiedenen verwendeten Begriffe erläutern.
  • Erläuterung von Abkürzungen, technischen Begriffen, Sicherheitszeichen, graphischen Symbolen und Kennzeichnungen.
  • Sicherheitsbezogene Informationen wie Sicherheitszeichen und Sicherheitsetiketten des Produkts, Sicherheitshinweise und Warnhinweise.
  • Signalwörter für Warnhinweise bei Gefahr für Personenschäden (GEFAHR, WARNUNG, VORSICHT) oder Sachschäden (HINWEIS, ACHTUNG, VORSICHT).
  • Informationen zur Umverpackung.
  • Transport- und Lagerungsinformationen.
  • Informationen zur Installation.
  • Informationen zur Inbetriebnahme.
  • Informationen zur Modifikation und/oder zu Modifikationsbeschränkungen.
  • Betriebsinformationen.
  • Informationen zu Ausnahmesituationen und Notfällen.
  • Sämtliche während des gesamten Lebenszyklus des unterstützten Produkts benötigten Informationen, wie Informationen zu Wartung, Austausch von Teilen, Reparatur und Fehlerbehebung.

gestalterischen Konventionen

 

Beispiel für die Erläuterung von gestalterischen Konventionen

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Wie Sie Ihre Informationen nach der Norm 82079 strukturieren

Die Norm 82079 weist darauf hin, dass es wichtig ist, die Nutzungsinformationen im Sinne der Nutzbarkeit und Verständlichkeit entsprechend zu strukturieren.

Zu diesem Zweck können Funktionen zur einfachen Suche, zur Navigation und zum eindeutigen Verständnis der Inhalte berücksichtigt werden.

Wenn die Nutzungsinformationen für verschiedene Zielgruppen wie Installateure, Bedienungspersonal oder Wartungstechniker bestimmt sind, sollten die Nutzungsinformationen in verschiedene Kapitel oder Abschnitte unterteilt werden.

Die Nutzungsinformationen sollten in ihrer funktionalen Struktur vordefinierten Informationsarten zugeordnet werden, die beschreibende Informationen, anweisende Informationen und referenzielle Informationen beinhalten.

Beschreibende Informationen umfassen die folgenden Informationen über die Nutzungsinformationen als solche: eine Beschreibung und Identifikation von Produkten und Komponenten, eine Beschreibung der Bedienelemente und Anzeigen sowie eine Prozessbeschreibung (Anwendungsfall oder Betriebskonzept) und richtungsweisende Sicherheitshinweise.

Zu den anweisenden Informationen zählen ausführlich Schritt für Schritt erläuterte Verfahren und ein Warnhinweis als Bestandteil dieser Verfahren.

warnhinweis

Beispiel für eine Anleitung mit eingebettetem Warnhinweis

Referenzielle Informationen umfassen Informationen auf der Titelseite, gesetzlich vorgeschriebenen Informationen, Informationen zur Fehlerbehebung, einen Wartungsplan, das Inhaltsverzeichnis, ein Glossar und ein Stichwortverzeichnis.

Zur Strukturierung der Informationen sollte eine Strukturierungsmethode/ein Informationsmodell verwendet werden.

Die Norm sieht außerdem vor, dass Informationen nach so genannten Leitkriterien strukturiert werden können, wie Aufgaben, Produktlebenszyklus, Zielgruppe und Funktionen des Produkts.

Zu diesem Zweck können die Aufgaben nach der Reihenfolge ihrer Ausführung gegliedert werden.

Bei einer Strukturierung nach dem Lebenszyklus des Produkts können die Lebenszyklusphasen des betreffenden Produkts, wie Transport, Installation, Inbetriebnahme, Betrieb, Wartung, Reparatur und Entsorgung berücksichtigt werden.

Darüber hinaus sollten Sie bei der Strukturierung Ihrer Informationen Folgendes bedenken:

  • Fassen Sie Vorabinformationen, einzelne Arbeitsschritte und Informationen zur Fertigstellung in Schritt-für-Schritt-Anweisungen zusammen.
  • Bei gedruckten Nutzungsinformationen sollten Sie Seitenzahlen (wenn sie mehr als zwei Seiten umfassen), ein Inhaltsverzeichnis (bei mehr als 12 Seiten) und ein Stichwortverzeichnis angeben.
  • Im Fall einer dynamischen Bereitstellung sollten sie eine personalisierte Lieferung, Kontextsensitivität, Suchfunktionen und Links zu verwandten Themen miteinbeziehen.

inhaltsverzeichnis

Ein Beispiel dafür, wie Nutzungsinformationen nach den verschiedenen Phasen des Produktlebenszyklus strukturiert werden können

Formatierung und Darstellung Ihrer Nutzungsinformationen

Die Norm 82079 ist in Bezug auf die Medien und das Format der Nutzungsinformationen weniger streng geworden. Medien und Format sollten sich im Wesentlichen an den Bedürfnissen der Zielgruppen orientieren.

Ein wichtiger Aspekt ist, dass die Medien einen einfachen und dauerhaften Zugriff auf die Nutzungsinformationen ermöglichen und dass die gewählten Medien langlebig sind.

Bei der Auswahl der geeigneten Medien und Formate sind unbedingt auch die Nutzungsbedingungen zu berücksichtigen. So sollte das Medium beispielsweise bei schlechten Lichtverhältnissen den Text ausleuchten und in lauten Umgebungen sollte keine Sprachausgabe genutzt werden. In feuchten Umgebungen oder Reinräumen sollte kein Papier verwendet werden.

Nutzungsinformationen in Papierform

Nutzungsinformationen in Papierform sind in Reinräumen nicht erwünscht

Abhängig von den Bedürfnissen der Zielgruppe können Nutzungsinformationen in der Verpackung, auf oder im Produkt, auf der Verpackung (aber nicht ausschließlich auf der Verpackung), auf Websites oder als gesonderte Begleitdokumentation zur Verfügung gestellt werden.

Die folgenden Punkte sind wichtige Kriterien, die Sie bei der Formatierung und Darstellung Ihrer Nutzungsinformationen bedenken sollten:

  • Gestalten Sie Seiten mit druckfähigen Informationen so, dass sie gut lesbar sind.
  • Achten Sie darauf, dass herunterladbare Informationen auf gängigen Geräten angezeigt werden können.
  • Achten Sie darauf, dass Schriftarten, Sicherheitszeichen und grafische Symbole gut lesbar sind und den empfohlenen Mindestgrößen entsprechen.
  • Maximieren Sie den Helligkeitskontrast.
  • Achten Sie darauf, dass graphische Symbole den internationalen Normen entsprechen.
  • Es werden eindeutige Illustrationen verwendet, um den Text zu ergänzen.
  • Tabellen sind übersichtlich, informativ und einheitlich aufgebaut.
  • Farben werden nur verwendet, um auf bestimmte Informationsbereiche aufmerksam zu machen.
  • Symbole sind klar und werden eindeutig verwendet.

Symbole nach ISO 7010

Beispiel für eindeutige Symbole nach ISO 7010

Verfassen von Sicherheitshinweisen gemäß der Norm 82079

Lassen Sie uns an dieser Stelle den Sinn und Zweck der Norm 82079 noch einmal wiederholen:

Ziel der Norm ist die Vorgabe von Anforderungen, um sicherzustellen, dass Nutzungsinformationen alle erforderlichen Informationen für die Zielgruppen enthalten, damit ein Produkt SICHER, effizient und effektiv benutzt werden kann.

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, möchte ich hier näher auf die Sicherheitsaspekte der Norm eingehen.

Viele der in den Normen enthaltenen Anforderungen sind sicherheitsrelevant.

Wie eingangs bereits erwähnt, weist die Norm 82079 darauf hin, dass die bestimmungsgemäße Verwendung des Produkts miteinbezogen werden sollte.

Die Norm definiert die bestimmungsgemäße Verwendung als „umfassenden Funktionsumfang oder vorgesehene Anwendungen, die vom Anbieter des Produkts definiert und konzipiert wurden“.

bestimmungsgemäße Verwendung

Beispiel für die Beschreibung der bestimmungsgemäßen Verwendung eines Produkts

Die bestimmungsgemäße Verwendung ist ein Sicherheitsaspekt, da sie die Haftung des Herstellers festlegt und sich auf den weiteren Inhalt des Handbuchs auswirkt.

Sobald die bestimmungsgemäße Verwendung klar und deutlich beschrieben wurde, üblicherweise irgendwo am Anfang der Bedienungsanleitung, kann sich der Rest der Sicherheitshinweise/der Anleitung ausschließlich auf die bestimmungsgemäße Verwendung konzentrieren.

Die Nutzungsinformationen sollten die sichere Installation, den sicheren Betrieb, die sichere Wartung etc. des unterstützten Produkts innerhalb der Grenzen der bestimmungsgemäßen Verwendung gewährleisten.

Neben der bestimmungsgemäßen Verwendung sollte außerdem eine Beschreibung der vernünftigerweise vorhersehbaren Fehlanwendungen enthalten sein.

vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung

Beispiel für eine vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung? 

Ein weiterer Aspekt für die Erstellung sicherer Nutzungsinformationen ist eine Auflistung der gelieferten Zubehörteile, Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile.

Dies ist besonders wichtig, weil Sie Ihre Nutzer darauf aufmerksam machen möchten, welche Teile sie im Laufe der technischen Lebensdauer Ihres Produkts verwenden sollen.

Darüber hinaus sollten Sie Informationen zum Austausch von Teilen des unterstützten Produkts sowohl durch nicht fachkundige als auch durch qualifizierte Personen liefern.

Um sichere Nutzungsinformationen zu verfassen, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass folgende Informationen enthalten sind:

  • Informationen zur Identifizierung des Produkts.
  • Informationen über die Notwendigkeit, gedruckte Nutzungsinformationen aufzubewahren.
  • Eine Erläuterung der auf dem unterstützten Produkt und der Verpackung angebrachten Sicherheitszeichen, grafischen Symbole, Piktogramme und Markierungen.
  • Entsprechende Anweisungen, wenn die Installation, der Betrieb oder die Wartung des unterstützten Produkts durch nicht fachkundige Personen aufgrund gesetzlicher Anforderungen bzw. aus Sicherheitsgründen oder technischen Gründen untersagt ist. Die erforderlichen Qualifikationen, Kompetenzen und Fähigkeiten sind in den Nutzungsinformationen eindeutig angegeben.
  • Informationen zur Wartung des unterstützten Produkts durch nicht fachkundige sowie qualifizierte Personen.
  • Informationen zu Fehlermeldungen/Störungsanzeigen und Warnsignalen des unterstützten Produkts.
  • Wartungs- und Serviceverfahren für komplexe Systeme.
  • Informationen zur Fehlerbehebung und Reparatur des unterstützten Produkts durch nicht fachkundige und qualifizierte Personen (dies ist notwendig, um zu gewährleisten, dass das Produkt nach der Reparatur sicher verwendet werden kann).
  • Sicherheitsbezogene Informationen wie Sicherheitszeichen, Sicherheitshinweise und Warnhinweise (die Warnhinweise müssen einheitlich gestaltet sein).
  • Vorsichtsmaßnahmen für bestimmte Zielgruppen wie Kinder oder ältere Personen.
  • Signalwörter für Personen- oder Sachschäden, wie beispielsweise WARNUNG, VORSICHT, GEFAHR oder HINWEIS.
  • Informationen zur Sicherheit und zum Datenschutz.
  • Gegebenenfalls ist eine Beschreibung der nötigen Schulung für die Zielgruppen erforderlich.

Sicherheitsbezogene Informationen müssen sofort ins Auge stechen und Warnhinweise müssen dauerhaft lesbar und sichtbar sein.

Ist ein Warnhinweis allerdings zwischen einzelnen Verfahrensschritten eingefügt, sollte die Formatierung des Warnhinweises den Benutzer nicht vom Lesen der Informationen abhalten!

Gefahr Warnung Vorsicht Hinweis

Verwendung von Signalwörtern in Nutzungsinformationen

Wie sollte der Informationsmanagementprozess entsprechend der Norm 82079 aussehen?

Die Anforderungen der Norm gliedern sich in die Anforderungen für Nutzungsinformationen und Anforderungen für den Informationsmanagementprozess.

Abschnitt 6 der Norm 82079 enthält die Anforderungen an den Informationsmanagementprozess. Dieser Abschnitt gilt nicht für Konsumartikel. Warum nicht?

Vermutlich, weil die Mitglieder des Ausschusses sich einig waren, dass dies den Prozess der Erstellung einer relativ simplen Bedienungsanleitung zu komplex für diese Art von Produkt machen würde.

Für alle anderen Produkte muss der Anbieter Informationsmanagementprozesse für die Planung, Gestaltung, Produktion und Aufbewahrung von Nutzungsinformationen implementieren. Dabei werden die folgenden vier Prozessgruppen unterschieden:

  1. Analyse und Planung von Informationen
  2. Konzeption und Entwicklung (einschließlich Review, Bearbeitung und Prüfung)
  3. Herstellung und Distribution
  4. Erhaltung (einschließlich Instandhaltung und Verbesserung)

In Hinblick auf die Analyse und Planung von Informationen sieht die Norm vor, dass Anweisungsverfahren auf Grundlage der folgenden Angaben formuliert werden müssen:

  • anhand einer Marktanalyse oder
  • einer Analyse der Merkmale, Bedürfnisse und vorgesehenen Aufgaben der Zielgruppen.

Eine solche Analyse kann unter anderem eine Analyse der Zielgruppe (z. B. Hintergrund, Fähigkeiten, Erfahrung, Sprache, Aufgaben, Arbeitsumgebung und verfügbares Werkzeug), der Medien, der Informationsquellen, des Risikomanagements, der vertraglichen Vereinbarungen und der rechtlichen Aspekte beinhalten.

Der Entwicklungsprozess muss beispielsweise die Vorbereitung von Gestaltungskonzepten für Informationen, die Anfertigung von Vorlagen, die Informationsbeschaffung, die Auswahl einer Inhaltsstruktur, die Bearbeitung und Überprüfung der Inhalte sowie eine Überprüfung der Nutzbarkeit einschließen.

Der Herstellungs- und Distributionsprozess muss die Einbindung, Erstellung, Vervielfältigung, Verpackung und Verbreitung von physischen Medien oder elektronischen Kopien der Nutzungsinformationen einschließen.

Und der Erhaltungs-, Instandhaltungs- und Verbesserungsprozess muss schließlich ein kontinuierliches Feedback der Zielgruppe und die Einführung einer Methode für den Empfang von Informationen über Änderungen, Aktualisierungen und die Bereitstellung solcher Aktualisierungen beinhalten.

Um die Anforderungen der Norm 82079 zu erfüllen, sollten Sie sich darüber hinaus die folgenden Fragen stellen:

  • Werden wiederholbare Informationsmanagementprozesse verwendet?
  • Erleichtert die Verwendung von wiederholbaren Prozessen die Planung, Umsetzung, Überprüfung, Korrektur und Verbesserung der technische Dokumentationen?
  • Sind diese Prozesse so geplant, dass ausreichend kompetentes Personal für die Informationsentwicklung bereit steht und Informationen zum richtigen Zeitpunkt zugänglich gemacht werden?
  • Werden diese Prozesse auf Grundlage eindeutiger und allgemeingültiger Qualitätszielvorgaben qualitätsgesichert und sichergestellt?
  • Wird für diese Prozesse Informationsmanagement aus einer Hand genutzt, um Inkonsistenzen und Diskrepanzen zu minimieren?
  • Werden Informationsinhalte über die gesamte vorgesehene Lebensdauer des unterstützten Produkts zur Wiederverwendung aufbewahrt und auf aktuellem Stand gehalten und lassen sie sich für die Verwendung mit ähnlichen Produkten und für zukünftige Produktversionen entsprechend anpassen?
  • Werden im Rahmen des Informationsmanagementprozesses gegebenenfalls Informationen erzeugt, empfangen, bestätigt, verändert, aufbewahrt, abgerufen und übermittelt?
  • Identifiziert das Informationsmanagement zu verwaltende Informationen, werden Informationsdarstellungen definiert und Informationen empfangen, entwickelt, verändert, gespeichert, validiert, dargestellt und entsorgt, wird der Informationsstatus identifiziert und werden Informationen zur Nutzung bereitgestellt?

Welche Kompetenzen sind nach der Norm 82079 erforderlich?

Die Norm 82079 verweist darauf, dass die Fähigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der am Informationsentwicklungsprozess beteiligten Personen entscheidende Faktoren für die Qualität der Nutzungsinformationen sind.

Der betreffende Abschnitt sieht Folgendes vor:

„Die Erstellung der Nutzungsinformationen wird nur kompetenten Personen übertragen. Unternehmen sollten ihren Prozess zur Erstellung der Inhalte analysieren, die Aufgaben identifizieren, die durchgeführt werden müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, die Kompetenzen bewerten, die zur erfolgreichen Ausführung dieser Aufgaben nötig sind, und schlussendlich die Aufgaben und Verantwortungen an die Personen delegieren, die diese Kompetenzanforderungen erfüllen. Die Verantwortlichkeiten sollten separaten Personen anvertraut werden, sofern die Größe des Unternehmens dies zulässt.“

Diese Kompetenzanforderungen wurden in der neuen Norm weitaus detaillierter beschrieben als in ihrer Vorgängerversion.

Es werden drei Kompetenzstufen angegeben:

Die Verantwortlichkeiten der Stufe 1 umfassen unter anderem die Verwendung und Anwendung einschlägiger Normen zur Definition der Informationsstruktur und zur Entwicklung oder Aktualisierung von Informationen.

Zu den Verantwortlichkeiten der Stufe 2 zählt unter anderem die Fähigkeit, die Anforderungen für die Informationsprodukte festzulegen, und zwar unter Berücksichtigung des Zwecks und des Bereichs für den sie gelten.

Die Verantwortlichkeiten der Stufe 3 umfassen unter anderem die Fähigkeit, den Prozess der Informationserstellung zu koordinieren, Inhaltsstrategien zu entwickeln, die Verantwortung für die Konformität der Norm zu übernehmen und Informationsentwicklungsteams zu leiten.

Sämtliche Kompetenzanforderungen gelten sowohl für die Personen, welche die Nutzungsinformationen erstellen, als auch für die damit betrauten Übersetzer.

Kompetente Übersetzer oder Spezialisten für Fremdsprachen sind für die Übersetzung verantwortlich, dazu zählen auch die Überprüfung und das Korrekturlesen des Texts.

Übersetzer sollten über die in Stufe 1 angegebenen Kompetenzen verfügen, sowohl die Ausgangs- als auch die Zielsprache fließend beherrschen, Muttersprachler der Zielsprache sein und mit der Art des Produkts und der dazugehörigen produktspezifischen Terminologie vertraut sein.

Wo kann man sich die Checkliste der Norm 82079 herunterladen?

Falls Sie unsicher sein sollten, ob Ihre Gebrauchsanleitung der neuen Norm entspricht, nutzen Sie einfach unseren Quick Scan. So finden Sie im Handumdrehen heraus, ob Ihre Nutzungsinformationen einigen der wichtigsten Anforderungen entsprechen.

Sie können die Checkliste hier herunterladen:

82079 checklist

Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei nicht um eine vollständige Checkliste handelt. Um alle Anforderungen zu erfüllen, verwenden Sie bitte die vollständige Norm.

Wie erstellt man Nutzungsinformationen, die der Norm 82079 entsprechen?

Um die Anforderungen der Norm 82079 umzusetzen, können sie im Wesentlichen zwei Richtungen einschlagen.

Eine Möglichkeit ist, sich die Norm zu kaufen und die Nutzungsinformationen von einer kompetenten Person oder einem Dienstleister erstellen zu lassen.

Die zweite Möglichkeit ist, eine Vorlage herunterzuladen. Diese Vorlagen für Bedienungsanleitungen sind Vorlagen im MS Word-Format und sie enthalten alle wesentlichen Elemente, die Sie benötigen, um Ihre eigene Gebrauchsanleitung zu erstellen.

Die können die Vorlage dazu nutzen, um Anleitungen zu erstellen, welche die Anforderungen der CE-Kennzeichnung, der Maschinenrichtlinie, der EN 82079 Norm und der ANSI Z535.6 für Sicherheits- und Warnhinweise erfüllen.

Wie kann man Anspruch auf die Erfüllung der Anforderungen der IEC 82078 Norm erheben?

Manche Unternehmen möchten die Übereinstimmung ihrer Nutzungsinformationen mit den Anforderungen der 82079 Norm erklären. Ein entsprechender Anspruch auf Erfüllung der Anforderungen kann erhoben werden für:

  • Nutzungsinformationen, die ein bestimmtes Produkt unterstützen, durch Erfüllung der Anforderungen der Abschnitte 5.2, 5.3, 7, 8 und 9;
  • den Informationsmanagementprozess durch Erfüllung der Anforderungen der Abschnitte 5.4, 6 und 10.

Um die Erfüllung der Anforderungen zu bewerten, sieht die Norm vor, dass für die Erfüllung der Anforderungen in Hinblick auf die Nutzungsinformationen eine Vollständigkeitsprüfung, eine Effektivitätsprüfung (Dokumentenprüfung) und eine empirische Wirksamkeitsprüfung stattfinden sollten.

Für die Erfüllung der Anforderungen in Hinblick auf den Informationsmanagementprozess sollten eine Prozessbewertung sowie eine Kompetenzbewertung erfolgen.

Dies bedeutet, dass Sie in Bezug auf die Nutzungsinformationen unter anderem sicherstellen sollten, dass:

  • die Erfüllung der Anforderungen aus Abschnitt 7 von einer entsprechend qualifizierten und erfahrenen Person mittels einer Vollständigkeitsprüfung untersucht wurde, um zu beurteilen, ob der erforderliche Inhalt in den Nutzungsinformationen enthalten ist oder nicht;
  • die Erfüllung der Anforderungen der Abschnitte 8 und 9 in Bezug auf Struktur, Medien und Format der Nutzungsinformationen von einer entsprechend qualifizierten und erfahrenen Person mittels einer Dokumentenprüfung hinsichtlich ihrer Wirksamkeit beurteilt/überprüft wird;
  • in Hinblick auf die empirische Wirksamkeit nicht nur erfahrene Experten einbezogen werden, sondern auch Personen, die mit der Verwendung des unterstützten Produkts und seinen Nutzungsinformationen nicht vertraut sind.

Dies bedeutet auch, dass Sie in Bezug auf den Informationsmanagementprozess unter anderem sicherstellen sollten, dass:

  • die Informationen dahingehend bewertet werden, ob verbleibende Risiken aus der Produktrisikobewertung berücksichtigt wurden (enthalten die Nutzungsinformationen beispielsweise geeignete Warnhinweise für Gefahren?);
  • die Nutzungsinformationen dem/den einschlägigen produktspezifischen Sicherheitsstandard(s) entsprechen;
  • eine separate rechtliche Prüfung durchgeführt wurde;
  • die Ergebnisse der Bewertung dokumentiert werden und der Anbieter entsprechende Aufzeichnungen führt;
  • sofern ein Anspruch auf Erfüllung der in diesem Dokument enthaltenen Anforderungen erhoben wurde, der Anbieter entsprechende Aufzeichnungen führt.

Schlussfolgerung

Nun, wie Sie sehen, gibt es recht viel zur neuen 82079 Norm zu sagen und ich habe hier nur die allerwichtigsten Punkte angeschnitten.

Ich denke, dies ist eine gute Norm und durch ihre Anwendung erstellen Sie nicht nur eine den Anforderungen entsprechende Nutzungsinformation.

Ihre Anleitungen werden außerdem unglaublich benutzerfreundlich sein und Ihre Zielgruppe wird sich darüber freuen, Ihr Produkt damit nutzen zu können.

Also, machen Sie sich ans Werk und erstellen Sie großartige Anleitungen!

Wenn Sie diesen Beitrag als hilfreich empfunden haben, würde ich mich freuen, wenn Sie mir unten einen Kommentar hinterlassen, wenn Sie Fragen haben, können Sie mich natürlich auch gerne kontaktieren.

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