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Leitfaden zur IEC/IEEE 82079-1-2019 Norm für Nutzungsinformationen

23.5.2022 Ferry Vermeulen Gesetzgebung

Wie Sie Ihre Informationen nach der Norm 82079 strukturieren

Die Norm 82079 weist darauf hin, dass es wichtig ist, die Nutzungsinformationen im Sinne der Nutzbarkeit und Verständlichkeit entsprechend zu strukturieren.

Zu diesem Zweck können Funktionen zur einfachen Suche, zur Navigation und zum eindeutigen Verständnis der Inhalte berücksichtigt werden.

Wenn die Nutzungsinformationen für verschiedene Zielgruppen wie Installateure, Bedienungspersonal oder Wartungstechniker bestimmt sind, sollten die Nutzungsinformationen in verschiedene Kapitel oder Abschnitte unterteilt werden.

Die Nutzungsinformationen sollten in ihrer funktionalen Struktur vordefinierten Informationsarten zugeordnet werden, die beschreibende Informationen, anweisende Informationen und referenzielle Informationen beinhalten.

Beschreibende Informationen umfassen die folgenden Informationen über die Nutzungsinformationen als solche: eine Beschreibung und Identifikation von Produkten und Komponenten, eine Beschreibung der Bedienelemente und Anzeigen sowie eine Prozessbeschreibung (Anwendungsfall oder Betriebskonzept) und richtungsweisende Sicherheitshinweise.

Zu den anweisenden Informationen zählen ausführlich Schritt für Schritt erläuterte Verfahren und ein Warnhinweis als Bestandteil dieser Verfahren.

warnhinweis

Beispiel für eine Anleitung mit eingebettetem Warnhinweis

Referenzielle Informationen umfassen Informationen auf der Titelseite, gesetzlich vorgeschriebenen Informationen, Informationen zur Fehlerbehebung, einen Wartungsplan, das Inhaltsverzeichnis, ein Glossar und ein Stichwortverzeichnis.

Zur Strukturierung der Informationen sollte eine Strukturierungsmethode/ein Informationsmodell verwendet werden.

Die Norm sieht außerdem vor, dass Informationen nach so genannten Leitkriterien strukturiert werden können, wie Aufgaben, Produktlebenszyklus, Zielgruppe und Funktionen des Produkts.

Zu diesem Zweck können die Aufgaben nach der Reihenfolge ihrer Ausführung gegliedert werden.

Bei einer Strukturierung nach dem Lebenszyklus des Produkts können die Lebenszyklusphasen des betreffenden Produkts, wie Transport, Installation, Inbetriebnahme, Betrieb, Wartung, Reparatur und Entsorgung berücksichtigt werden.

Darüber hinaus sollten Sie bei der Strukturierung Ihrer Informationen Folgendes bedenken:

  • Fassen Sie Vorabinformationen, einzelne Arbeitsschritte und Informationen zur Fertigstellung in Schritt-für-Schritt-Anweisungen zusammen.
  • Bei gedruckten Nutzungsinformationen sollten Sie Seitenzahlen (wenn sie mehr als zwei Seiten umfassen), ein Inhaltsverzeichnis (bei mehr als 12 Seiten) und ein Stichwortverzeichnis angeben.
  • Im Fall einer dynamischen Bereitstellung sollten sie eine personalisierte Lieferung, Kontextsensitivität, Suchfunktionen und Links zu verwandten Themen miteinbeziehen.

inhaltsverzeichnis

Ein Beispiel dafür, wie Nutzungsinformationen nach den verschiedenen Phasen des Produktlebenszyklus strukturiert werden können

Formatierung und Darstellung Ihrer Nutzungsinformationen

Die Norm 82079 ist in Bezug auf die Medien und das Format der Nutzungsinformationen weniger streng geworden. Medien und Format sollten sich im Wesentlichen an den Bedürfnissen der Zielgruppen orientieren.

Ein wichtiger Aspekt ist, dass die Medien einen einfachen und dauerhaften Zugriff auf die Nutzungsinformationen ermöglichen und dass die gewählten Medien langlebig sind.

Bei der Auswahl der geeigneten Medien und Formate sind unbedingt auch die Nutzungsbedingungen zu berücksichtigen. So sollte das Medium beispielsweise bei schlechten Lichtverhältnissen den Text ausleuchten und in lauten Umgebungen sollte keine Sprachausgabe genutzt werden. In feuchten Umgebungen oder Reinräumen sollte kein Papier verwendet werden.

Nutzungsinformationen in Papierform

Nutzungsinformationen in Papierform sind in Reinräumen nicht erwünscht

Abhängig von den Bedürfnissen der Zielgruppe können Nutzungsinformationen in der Verpackung, auf oder im Produkt, auf der Verpackung (aber nicht ausschließlich auf der Verpackung), auf Websites oder als gesonderte Begleitdokumentation zur Verfügung gestellt werden.

Die folgenden Punkte sind wichtige Kriterien, die Sie bei der Formatierung und Darstellung Ihrer Nutzungsinformationen bedenken sollten:

  • Gestalten Sie Seiten mit druckfähigen Informationen so, dass sie gut lesbar sind.
  • Achten Sie darauf, dass herunterladbare Informationen auf gängigen Geräten angezeigt werden können.
  • Achten Sie darauf, dass Schriftarten, Sicherheitszeichen und grafische Symbole gut lesbar sind und den empfohlenen Mindestgrößen entsprechen.
  • Maximieren Sie den Helligkeitskontrast.
  • Achten Sie darauf, dass graphische Symbole den internationalen Normen entsprechen.
  • Es werden eindeutige Illustrationen verwendet, um den Text zu ergänzen.
  • Tabellen sind übersichtlich, informativ und einheitlich aufgebaut.
  • Farben werden nur verwendet, um auf bestimmte Informationsbereiche aufmerksam zu machen.
  • Symbole sind klar und werden eindeutig verwendet.

Symbole nach ISO 7010

Beispiel für eindeutige Symbole nach ISO 7010

Verfassen von Sicherheitshinweisen gemäß der Norm 82079

Lassen Sie uns an dieser Stelle den Sinn und Zweck der Norm 82079 noch einmal wiederholen:

Ziel der Norm ist die Vorgabe von Anforderungen, um sicherzustellen, dass Nutzungsinformationen alle erforderlichen Informationen für die Zielgruppen enthalten, damit ein Produkt SICHER, effizient und effektiv benutzt werden kann.

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, möchte ich hier näher auf die Sicherheitsaspekte der Norm eingehen.

Viele der in den Normen enthaltenen Anforderungen sind sicherheitsrelevant.

Wie eingangs bereits erwähnt, weist die Norm 82079 darauf hin, dass die bestimmungsgemäße Verwendung des Produkts miteinbezogen werden sollte.

Die Norm definiert die bestimmungsgemäße Verwendung als „umfassenden Funktionsumfang oder vorgesehene Anwendungen, die vom Anbieter des Produkts definiert und konzipiert wurden“.

bestimmungsgemäße Verwendung

Beispiel für die Beschreibung der bestimmungsgemäßen Verwendung eines Produkts

Die bestimmungsgemäße Verwendung ist ein Sicherheitsaspekt, da sie die Haftung des Herstellers festlegt und sich auf den weiteren Inhalt des Handbuchs auswirkt.

Sobald die bestimmungsgemäße Verwendung klar und deutlich beschrieben wurde, üblicherweise irgendwo am Anfang der Bedienungsanleitung, kann sich der Rest der Sicherheitshinweise/der Anleitung ausschließlich auf die bestimmungsgemäße Verwendung konzentrieren.

Die Nutzungsinformationen sollten die sichere Installation, den sicheren Betrieb, die sichere Wartung etc. des unterstützten Produkts innerhalb der Grenzen der bestimmungsgemäßen Verwendung gewährleisten.

Neben der bestimmungsgemäßen Verwendung sollte außerdem eine Beschreibung der vernünftigerweise vorhersehbaren Fehlanwendungen enthalten sein.

vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung

Beispiel für eine vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung? 

Ein weiterer Aspekt für die Erstellung sicherer Nutzungsinformationen ist eine Auflistung der gelieferten Zubehörteile, Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile.

Dies ist besonders wichtig, weil Sie Ihre Nutzer darauf aufmerksam machen möchten, welche Teile sie im Laufe der technischen Lebensdauer Ihres Produkts verwenden sollen.

Darüber hinaus sollten Sie Informationen zum Austausch von Teilen des unterstützten Produkts sowohl durch nicht fachkundige als auch durch qualifizierte Personen liefern.

Um sichere Nutzungsinformationen zu verfassen, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass folgende Informationen enthalten sind:

  • Informationen zur Identifizierung des Produkts.
  • Informationen über die Notwendigkeit, gedruckte Nutzungsinformationen aufzubewahren.
  • Eine Erläuterung der auf dem unterstützten Produkt und der Verpackung angebrachten Sicherheitszeichen, grafischen Symbole, Piktogramme und Markierungen.
  • Entsprechende Anweisungen, wenn die Installation, der Betrieb oder die Wartung des unterstützten Produkts durch nicht fachkundige Personen aufgrund gesetzlicher Anforderungen bzw. aus Sicherheitsgründen oder technischen Gründen untersagt ist. Die erforderlichen Qualifikationen, Kompetenzen und Fähigkeiten sind in den Nutzungsinformationen eindeutig angegeben.
  • Informationen zur Wartung des unterstützten Produkts durch nicht fachkundige sowie qualifizierte Personen.
  • Informationen zu Fehlermeldungen/Störungsanzeigen und Warnsignalen des unterstützten Produkts.
  • Wartungs- und Serviceverfahren für komplexe Systeme.
  • Informationen zur Fehlerbehebung und Reparatur des unterstützten Produkts durch nicht fachkundige und qualifizierte Personen (dies ist notwendig, um zu gewährleisten, dass das Produkt nach der Reparatur sicher verwendet werden kann).
  • Sicherheitsbezogene Informationen wie Sicherheitszeichen, Sicherheitshinweise und Warnhinweise (die Warnhinweise müssen einheitlich gestaltet sein).
  • Vorsichtsmaßnahmen für bestimmte Zielgruppen wie Kinder oder ältere Personen.
  • Signalwörter für Personen- oder Sachschäden, wie beispielsweise WARNUNG, VORSICHT, GEFAHR oder HINWEIS.
  • Informationen zur Sicherheit und zum Datenschutz.
  • Gegebenenfalls ist eine Beschreibung der nötigen Schulung für die Zielgruppen erforderlich.

Sicherheitsbezogene Informationen müssen sofort ins Auge stechen und Warnhinweise müssen dauerhaft lesbar und sichtbar sein.

Ist ein Warnhinweis allerdings zwischen einzelnen Verfahrensschritten eingefügt, sollte die Formatierung des Warnhinweises den Benutzer nicht vom Lesen der Informationen abhalten!

Gefahr Warnung Vorsicht Hinweis

Verwendung von Signalwörtern in Nutzungsinformationen

Der Informationsmanagementprozess gemäß der Norm 82079

Die Anforderungen der Norm gliedern sich in die Anforderungen für Nutzungsinformationen und Anforderungen für den Informationsmanagementprozess.

Abschnitt 6 der Norm 82079 enthält die Anforderungen an den Informationsmanagementprozess. Dieser Abschnitt gilt nicht für Konsumartikel. Warum nicht?

Vermutlich, weil die Mitglieder des Ausschusses sich einig waren, dass dies den Prozess der Erstellung einer relativ simplen Bedienungsanleitung zu komplex für diese Art von Produkt machen würde.

Für alle anderen Produkte muss der Anbieter Informationsmanagementprozesse für die Planung, Gestaltung, Produktion und Aufbewahrung von Nutzungsinformationen implementieren. Dabei werden die folgenden vier Prozessgruppen unterschieden:

  1. Analyse und Planung von Informationen
  2. Konzeption und Entwicklung (einschließlich Review, Bearbeitung und Prüfung)
  3. Herstellung und Distribution
  4. Erhaltung (einschließlich Instandhaltung und Verbesserung)

In Hinblick auf die Analyse und Planung von Informationen sieht die Norm vor, dass Anweisungsverfahren auf Grundlage der folgenden Angaben formuliert werden müssen:

  • anhand einer Marktanalyse oder
  • einer Analyse der Merkmale, Bedürfnisse und vorgesehenen Aufgaben der Zielgruppen.

Eine solche Analyse kann unter anderem eine Analyse der Zielgruppe (z. B. Hintergrund, Fähigkeiten, Erfahrung, Sprache, Aufgaben, Arbeitsumgebung und verfügbares Werkzeug), der Medien, der Informationsquellen, des Risikomanagements, der vertraglichen Vereinbarungen und der rechtlichen Aspekte beinhalten.

Der Entwicklungsprozess muss beispielsweise die Vorbereitung von Gestaltungskonzepten für Informationen, die Anfertigung von Vorlagen, die Informationsbeschaffung, die Auswahl einer Inhaltsstruktur, die Bearbeitung und Überprüfung der Inhalte sowie eine Überprüfung der Nutzbarkeit einschließen.

Der Herstellungs- und Distributionsprozess muss die Einbindung, Erstellung, Vervielfältigung, Verpackung und Verbreitung von physischen Medien oder elektronischen Kopien der Nutzungsinformationen einschließen.

Und der Erhaltungs-, Instandhaltungs- und Verbesserungsprozess muss schließlich ein kontinuierliches Feedback der Zielgruppe und die Einführung einer Methode für den Empfang von Informationen über Änderungen, Aktualisierungen und die Bereitstellung solcher Aktualisierungen beinhalten.

Um die Anforderungen der Norm 82079 zu erfüllen, sollten Sie sich darüber hinaus die folgenden Fragen stellen:

  • Werden wiederholbare Informationsmanagementprozesse verwendet?
  • Erleichtert die Verwendung von wiederholbaren Prozessen die Planung, Umsetzung, Überprüfung, Korrektur und Verbesserung der technische Dokumentationen?
  • Sind diese Prozesse so geplant, dass ausreichend kompetentes Personal für die Informationsentwicklung bereit steht und Informationen zum richtigen Zeitpunkt zugänglich gemacht werden?
  • Werden diese Prozesse auf Grundlage eindeutiger und allgemeingültiger Qualitätszielvorgaben qualitätsgesichert und sichergestellt?
  • Wird für diese Prozesse Informationsmanagement aus einer Hand genutzt, um Inkonsistenzen und Diskrepanzen zu minimieren?
  • Werden Informationsinhalte über die gesamte vorgesehene Lebensdauer des unterstützten Produkts zur Wiederverwendung aufbewahrt und auf aktuellem Stand gehalten und lassen sie sich für die Verwendung mit ähnlichen Produkten und für zukünftige Produktversionen entsprechend anpassen?
  • Werden im Rahmen des Informationsmanagementprozesses gegebenenfalls Informationen erzeugt, empfangen, bestätigt, verändert, aufbewahrt, abgerufen und übermittelt?
  • Identifiziert das Informationsmanagement zu verwaltende Informationen, werden Informationsdarstellungen definiert und Informationen empfangen, entwickelt, verändert, gespeichert, validiert, dargestellt und entsorgt, wird der Informationsstatus identifiziert und werden Informationen zur Nutzung bereitgestellt?

Welche Kompetenzen sind nach der Norm 82079 erforderlich?

Die Norm 82079 verweist darauf, dass die Fähigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der am Informationsentwicklungsprozess beteiligten Personen entscheidende Faktoren für die Qualität der Nutzungsinformationen sind.

Der betreffende Abschnitt sieht Folgendes vor:

„Die Erstellung der Nutzungsinformationen wird nur kompetenten Personen übertragen. Unternehmen sollten ihren Prozess zur Erstellung der Inhalte analysieren, die Aufgaben identifizieren, die durchgeführt werden müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, die Kompetenzen bewerten, die zur erfolgreichen Ausführung dieser Aufgaben nötig sind, und schlussendlich die Aufgaben und Verantwortungen an die Personen delegieren, die diese Kompetenzanforderungen erfüllen. Die Verantwortlichkeiten sollten separaten Personen anvertraut werden, sofern die Größe des Unternehmens dies zulässt.“

Diese Kompetenzanforderungen wurden in der neuen Norm weitaus detaillierter beschrieben als in ihrer Vorgängerversion.

Es werden drei Kompetenzstufen angegeben:

Die Verantwortlichkeiten der Stufe 1 umfassen unter anderem die Verwendung und Anwendung einschlägiger Normen zur Definition der Informationsstruktur und zur Entwicklung oder Aktualisierung von Informationen.

Zu den Verantwortlichkeiten der Stufe 2 zählt unter anderem die Fähigkeit, die Anforderungen für die Informationsprodukte festzulegen, und zwar unter Berücksichtigung des Zwecks und des Bereichs für den sie gelten.

Die Verantwortlichkeiten der Stufe 3 umfassen unter anderem die Fähigkeit, den Prozess der Informationserstellung zu koordinieren, Inhaltsstrategien zu entwickeln, die Verantwortung für die Konformität der Norm zu übernehmen und Informationsentwicklungsteams zu leiten.

Sämtliche Kompetenzanforderungen gelten sowohl für die Personen, welche die Nutzungsinformationen erstellen, als auch für die damit betrauten Übersetzer.

Kompetente Übersetzer oder Spezialisten für Fremdsprachen sind für die Übersetzung verantwortlich, dazu zählen auch die Überprüfung und das Korrekturlesen des Texts.

Übersetzer sollten über die in Stufe 1 angegebenen Kompetenzen verfügen, sowohl die Ausgangs- als auch die Zielsprache fließend beherrschen, Muttersprachler der Zielsprache sein und mit der Art des Produkts und der dazugehörigen produktspezifischen Terminologie vertraut sein.

Wo kann man sich die Checkliste der Norm 82079 herunterladen?

Falls Sie unsicher sein sollten, ob Ihre Gebrauchsanleitung der neuen Norm entspricht, nutzen Sie einfach unseren Quick Scan. So finden Sie im Handumdrehen heraus, ob Ihre Nutzungsinformationen einigen der wichtigsten Anforderungen entsprechen.

Sie können die Checkliste hier herunterladen:

82079 checklist

Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei nicht um eine vollständige Checkliste handelt. Um alle Anforderungen zu erfüllen, verwenden Sie bitte die vollständige Norm.

Wie erstellt man Nutzungsinformationen, die die Norm 82079 erfüllen?

Um die Anforderungen der Norm 82079 umzusetzen, können sie im Wesentlichen zwei Richtungen einschlagen.

Eine Möglichkeit ist, sich die Norm zu kaufen und die Nutzungsinformationen von einer kompetenten Person oder einem Dienstleister erstellen zu lassen.

Die zweite Möglichkeit ist, eine Vorlage herunterzuladen. Diese Vorlagen für Bedienungsanleitungen sind Vorlagen im MS Word-Format und sie enthalten alle wesentlichen Elemente, die Sie benötigen, um Ihre eigene Gebrauchsanleitung zu erstellen.

Die können die Vorlage dazu nutzen, um Anleitungen zu erstellen, welche die Anforderungen der CE-Kennzeichnung, der Maschinenrichtlinie, der EN 82079 Norm und der ANSI Z535.6 für Sicherheits- und Warnhinweise erfüllen.

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Wie können die Anforderungen der Norm IEC 82078 erfüllt werden?

Manche Unternehmen möchten die Übereinstimmung ihrer Nutzungsinformationen mit den Anforderungen der 82079 Norm erklären. Ein entsprechender Anspruch auf Erfüllung der Anforderungen kann erhoben werden für:

  • Nutzungsinformationen, die ein bestimmtes Produkt unterstützen, durch Erfüllung der Anforderungen der Abschnitte 5.2, 5.3, 7, 8 und 9;
  • den Informationsmanagementprozess durch Erfüllung der Anforderungen der Abschnitte 5.4, 6 und 10.

Um die Erfüllung der Anforderungen zu bewerten, sieht die Norm vor, dass für die Erfüllung der Anforderungen in Hinblick auf die Nutzungsinformationen eine Vollständigkeitsprüfung, eine Effektivitätsprüfung (Dokumentenprüfung) und eine empirische Wirksamkeitsprüfung stattfinden sollten.

Für die Erfüllung der Anforderungen in Hinblick auf den Informationsmanagementprozess sollten eine Prozessbewertung sowie eine Kompetenzbewertung erfolgen.

Dies bedeutet, dass Sie in Bezug auf die Nutzungsinformationen unter anderem sicherstellen sollten, dass:

  • die Erfüllung der Anforderungen aus Abschnitt 7 von einer entsprechend qualifizierten und erfahrenen Person mittels einer Vollständigkeitsprüfung untersucht wurde, um zu beurteilen, ob der erforderliche Inhalt in den Nutzungsinformationen enthalten ist oder nicht;
  • die Erfüllung der Anforderungen der Abschnitte 8 und 9 in Bezug auf Struktur, Medien und Format der Nutzungsinformationen von einer entsprechend qualifizierten und erfahrenen Person mittels einer Dokumentenprüfung hinsichtlich ihrer Wirksamkeit beurteilt/überprüft wird;
  • in Hinblick auf die empirische Wirksamkeit nicht nur erfahrene Experten einbezogen werden, sondern auch Personen, die mit der Verwendung des unterstützten Produkts und seinen Nutzungsinformationen nicht vertraut sind.

Dies bedeutet auch, dass Sie in Bezug auf den Informationsmanagementprozess unter anderem sicherstellen sollten, dass:

  • die Informationen dahingehend bewertet werden, ob verbleibende Risiken aus der Produktrisikobewertung berücksichtigt wurden (enthalten die Nutzungsinformationen beispielsweise geeignete Warnhinweise für Gefahren?);
  • die Nutzungsinformationen dem/den einschlägigen produktspezifischen Sicherheitsstandard(s) entsprechen;
  • eine separate rechtliche Prüfung durchgeführt wurde;
  • die Ergebnisse der Bewertung dokumentiert werden und der Anbieter entsprechende Aufzeichnungen führt;
  • sofern ein Anspruch auf Erfüllung der in diesem Dokument enthaltenen Anforderungen erhoben wurde, der Anbieter entsprechende Aufzeichnungen führt.

Schlussfolgerung

Nun, wie Sie sehen, gibt es recht viel zur neuen 82079 Norm zu sagen und ich habe hier nur die allerwichtigsten Punkte angeschnitten.

Ich denke, dies ist eine gute Norm und durch ihre Anwendung erstellen Sie nicht nur eine den Anforderungen entsprechende Nutzungsinformation.

Ihre Anleitungen werden außerdem unglaublich benutzerfreundlich sein und Ihre Zielgruppe wird sich darüber freuen, Ihr Produkt damit nutzen zu können.

Also, machen Sie sich ans Werk und erstellen Sie großartige Anleitungen!

Wenn Sie diesen Beitrag als hilfreich empfunden haben, würde ich mich freuen, wenn Sie mir unten einen Kommentar hinterlassen, wenn Sie Fragen haben, können Sie mich natürlich auch gerne kontaktieren.