Branche:
Maschinenbau (Gewächshaus-Dachwaschanlagen, Kreidemaschinen und Reparaturanlagen)

Standort:
Hazerswoude, Niederlande

Kundenbedarf:
Konforme Benutzerhandbücher (User Manuals) und Content-Management für verschiedene Maschinen.

Überblick

Seit der Gründung im Jahr 1989 ist Van der Waay ein weltweit führender Hersteller von Gewächshaus-Dachwaschanlagen, Kreidemaschinen und Reparaturanlagen für den Gartenbausektor. Die innovativen Lösungen werden weltweit eingesetzt, um Gewächshäuser zu reinigen, zu beschichten und zu warten.

Trotz starken Wettbewerbs hebt sich Van der Waay dadurch ab, dass zu jedem Produkt hochwertige, detaillierte Benutzerhandbücher geliefert werden – für einen sicheren und effizienten Betrieb der Maschinen. Diese Handbücher sind für Bediener weltweit zu unverzichtbaren Leitfäden geworden: Sie steigern die Produktivität und reduzieren Betriebsrisiken.

Mit dem wachsenden Maschinenportfolio stieg jedoch auch der Bedarf an einem skalierbaren und rechtskonformen Dokumentationsprozess. Seit 2014 arbeitet INSTRKTIV mit Van der Waay zusammen, um diese Herausforderungen zu lösen und Benutzerhandbücher zu erstellen, die einen echten Wettbewerbsvorteil schaffen.

Die Herausforderung

Mit dem wachsenden Produktprogramm traten mehrere Dokumentationsprobleme auf:

• Arbeitsbelastung: Tom Zwanenburg (Sales Manager) musste zusätzlich zu seinen Aufgaben auch Handbücher erstellen – das belastete Ressourcen und Kapazitäten.
• Visuelle Inkonsistenz: die Handbücher setzten stark auf Fotos statt auf effektivere Linienillustrationen, was die professionelle Anmutung beeinträchtigte.
• Content-Management: die Handbücher wurden in Adobe InDesign ohne Single-Source-Management erstellt, wodurch Updates und Pflege ineffizient waren.
• Compliance- und Sicherheitsrisiken: die Handbücher waren nicht vollständig konform zur EU-Maschinenrichtlinie; zudem wurden risikoreduzierende Maßnahmen aus Sicherheitsbewertungen nicht überall konsequent umgesetzt.
• Diese Punkte führten zu einem dringenden Bedarf an schlankeren Prozessen, rechtlicher Konformität und verbesserten Sicherheitsmaßnahmen in den Handbüchern.

DIE Lösung

INSTRKTIV unterstützte Van der Waay umfassend bei der Erfüllung der Dokumentationsanforderungen. Üblicherweise arbeitet INSTRKTIV mit Kunden über ein Content-Management-System (CMS), um Inhalte effizient zu erstellen, zu ändern und wiederzuverwenden. Das ermöglicht reibungslose Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern und sorgt für Konformität mit relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen.

Aufgrund spezifischer Umstände war ein klassisches CMS für Van der Waay jedoch nicht geeignet. INSTRKTIV entwickelte deshalb eine alternative Lösung, die dieselben Vorteile bietet – ohne eine umfangreiche Content-Migration.

Lennard van der Meij (Technical Writer & Usability Expert bei INSTRKTIV) entwickelte ein voll funktionsfähiges Content-Management-System innerhalb von Google Workspace. Dieses System wurde auf die besonderen Anforderungen von Van der Waay zugeschnitten und bot u. a. folgende Vorteile:

• Modulare Inhaltserstellung: mit Google Docs und Sheets entstand ein Katalog miteinander verknüpfter Content-Elemente. Dadurch konnten Inhalte schnell erstellt und über mehrere Handbücher hinweg wiederverwendet werden.
• Konsistenz bei Sicherheitswarnungen: insbesondere Sicherheitswarnungen wurden deutlich konsistenter. Beispiel: Wenn Warnhinweise zum Fallschutz aktualisiert wurden, konnte die Änderung automatisch in allen Handbüchern übernommen werden.
• Effizienz durch Templates: Templates für allgemeine Inhalte ließen sich einfach auf alle Handbücher anwenden – mit schnellen Anpassungen für einzelne Maschinen.

Nahtlose Zusammenarbeit: Text und Illustrationen konnten problemlos von Google Workspace nach Adobe InDesign übertragen werden, sodass alles für ein optimales Print-Design sauber ausgerichtet blieb.

Ergebnisse

Die Zusammenarbeit zwischen Van der Waay und INSTRKTIV führte zu klaren Verbesserungen im Dokumentationsprozess:

• Einfluss auf den Vertrieb: in Verkaufsgesprächen sorgt schon das Ablegen eines dicken, detaillierten Benutzerhandbuchs auf dem Tisch für Eindruck. Auf Messen verschafft der Fokus auf ausführliche Installations-, Betriebs- und Wartungsanleitungen Van der Waay einen deutlichen Wettbewerbsvorteil – und hilft, Abschlüsse zu erzielen.
• Höhere Effizienz in der Inhaltserstellung:
  
• 34% effizientere Content-Erstellung
• 40% bessere Sicherheit und Compliance
• 54% bessere Endnutzererfahrung
• 43% weniger Supportanfragen
  
  

Testimonials

Marcel Koolmees, CEO bei Van der Waay:
 „Umfassende, rechtskonforme Handbücher für unser wachsendes Maschinenportfolio zu erstellen, war überwältigend. Wir brauchten einen Partner, dem wir vertrauen können, der uns das abnimmt – damit wir uns auf das konzentrieren können, was wir am besten können: Maschinen von Weltklasse bauen.“

Lennard van der Meij, Technical Writer und Usability Expert bei INSTRKTIV:
 „Zu Beginn unserer Zusammenarbeit hätten wir nicht ahnen können, wie viele Handbücher wir gemeinsam erstellen würden. Heute – mehrere Jahre später – sehen wir, welchen Effekt eine einzige kleine Inhaltsänderung auf alle bisherigen Handbücher haben kann.“

Ferry Vermeulen, Inhaber von INSTRKTIV GmbH:
 „Ich erinnere mich noch gut an das erste Gespräch mit Tom – das ist mehr als zehn Jahre her. Er war sehr präzise in seinen Anforderungen. Das allererste Handbuch für Van der Waay habe ich selbst geschrieben.“

Tom Zwanenburg, Sales Manager bei Van der Waay:
 „Wenn wir unsere Handbücher Kunden zeigen, sind sie immer beeindruckt. Das ist für uns zu einem wichtigen Verkaufsargument geworden und zeigt, wie ernst wir Qualität und Sicherheit nehmen.“

FAZIT

Van der Waays Engagement für detaillierte, benutzerfreundliche und konforme Handbücher hat maßgeblich zum Markterfolg beigetragen. Durch die enge Zusammenarbeit mit INSTRKTIV wurde der Handbuchprozess deutlich effizienter – und Van der Waay hebt sich klar von der Konkurrenz ab.

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