Sector:
Machinebouw (kasdakreinigers, krijtmachines en reparatiefaciliteiten)

Locatie:
Hazerswoude, Nederland

Klantbehoefte:
Conforme handleidingen (user manuals) en contentmanagement voor diverse machines.

Overzicht

Sinds de oprichting in 1989 is Van der Waay wereldwijd een toonaangevende fabrikant van kasdakreinigers, krijtmachines en reparatiefaciliteiten voor de tuinbouwsector. Hun innovatieve oplossingen worden wereldwijd gebruikt om kassen te reinigen, te coaten en te onderhouden.

Ondanks felle concurrentie onderscheidt Van der Waay zich door bij elke machine  handleidingen te leveren die hoogwaardig, gedetailleerd en praktisch zijn. Zo zorgen zij voor een veilige en efficiënte bediening van hun machines. Deze handleidingen zijn uitgegroeid tot essentiële gidsen voor installateurs en operators wereldwijd: ze verhogen de productiviteit en verlagen operationele risico’s.

Maar naarmate het machineportfolio groeide, groeide ook de behoefte aan een schaalbaar en wettelijk conform documentatieproces. Sinds 2014 werkt Van der Waay samen met INSTRKTIV om deze uitdagingen op te lossen en handleidingen te ontwikkelen die hen een concurrentievoordeel geven.

DE UITDAGING

Naarmate het productaanbod groeide, liep Van der Waay tegen meerdere documentatieproblemen aan:

• Werkdruk: Tom Zwanenburg (Sales Manager) moest naast zijn andere taken ook handleidingen maken, wat de interne capaciteit onder druk zette.
• Visuele inconsistentie: de handleidingen waren sterk afhankelijk van foto’s in plaats van effectievere lijnillustraties, wat ten koste ging van de professionele uitstraling.
• Contentmanagement: handleidingen werden gemaakt in Adobe InDesign zonder single-sourcebeheer, waardoor updates en onderhoud inefficiënt waren.
• Compliance- en veiligheidsrisico’s: de handleidingen voldeden niet volledig aan de EU-Machinerichtlijn en risicoreducerende maatregelen uit risicobeoordelingen waren niet overal doorgevoerd.

Deze punten zorgden voor een urgente behoefte aan een gestroomlijnd proces, juridische compliance en betere veiligheidsmaatregelen in de handleidingen.

DE OPLOSSING

INSTRKTIV ondersteunde Van der Waay bij het opzetten, structureren en onderhouden van hun technische documentatie. Normaal werkt INSTRKTIV met klanten via een contentmanagementsysteem (CMS) om content efficiënt te creëren, aan te passen en te hergebruiken. Dat maakt samenwerking tussen stakeholders eenvoudiger en helpt om te voldoen aan alle relevante wettelijke kaders.

Door specifieke omstandigheden was een traditioneel CMS echter niet geschikt voor Van der Waay. Daarom ontwikkelde INSTRKTIV een alternatief dat dezelfde voordelen biedt, zonder een grote contentmigratie.

Lennard van der Meij (Technical Writer & Usability Expert bij INSTRKTIV) bouwde een volledig functioneel contentmanagementsysteem binnen Google Workspace. Dit systeem werd afgestemd op de unieke behoeften van Van der Waay en bood onder andere:

• Modulaire contentcreatie: met Google Docs en Sheets ontwikkelde Lennard een catalogus van gekoppelde contentblokken. Daardoor kon content snel worden gemaakt en eenvoudig worden hergebruikt in meerdere handleidingen.
• Consistentie in veiligheidswaarschuwingen: vooral voor waarschuwingen werd de consistentie sterk verbeterd. Bijvoorbeeld: bij een update over valbeveiliging kon de wijziging automatisch in alle handleidingen worden doorgevoerd.
• Efficiëntie via templates: er kwamen templates voor generieke content die eenvoudig op alle handleidingen toepasbaar zijn, met snelle aanpassingen per machine.
• Naadloze samenwerking: tekst en illustraties konden eenvoudig vanuit Google Workspace naar Adobe InDesign worden overgezet, zodat alles netjes uitgelijnd was voor een optimaal printdesign.

    

Resultaten

De samenwerking tussen Van der Waay en INSTRKTIV leidde tot duidelijke verbeteringen in het documentatieproces:

• Impact op sales: in verkoopgesprekken maakt het letterlijk verschil als je een dikke, gedetailleerde handleiding op tafel legt — prospects zijn onder de indruk. Op beurzen geeft het benadrukken van hun uitgebreide installatie-, bedienings- en onderhoudsinstructies Van der Waay een zichtbaar concurrentievoordeel, wat helpt om deals binnen te halen.
• Verbeterde efficiëntie in contentcreatie:
  
• 34% efficiëntere contentcreatie
• 40% betere veiligheid en compliance
• 54% betere eindgebruikerservaring
• 43% minder supportvragen

  

Testimonials

Marcel Koolmees, CEO bij Van der Waay:
 “Het maken van uitgebreide, wettelijk conforme handleidingen voor onze groeiende machineportfolio was overweldigend. We hadden een partner nodig die we konden vertrouwen om dit van onze schouders te nemen, zodat wij ons konden focussen op waar we het beste in zijn — machines van wereldklasse bouwen.”

Lennard van der Meij, Technical Writer en Usability Expert bij INSTRKTIV:
 “Aan het begin van onze samenwerking hadden we niet kunnen voorspellen hoeveel handleidingen we uiteindelijk samen zouden maken. Nu, jaren later, zien we wat de impact kan zijn van één kleine contentwijziging op alle bestaande handleidingen.”

Ferry Vermeulen, Oprichter van INSTRKTIV:
 “Ik herinner me het eerste telefoongesprek met Tom nog goed, meer dan tien jaar geleden. Hij was heel precies in wat hij nodig had. Ik heb de allereerste handleiding voor henzelf geschreven.”

Tom Zwanenburg, Sales Manager bij Van der Waay:
 “Wanneer we onze handleidingen aan klanten laten zien, zijn ze altijd onder de indruk. Het is een belangrijk verkoopargument geworden en laat zien hoe serieus wij kwaliteit en veiligheid nemen.”

ConclusiE

Van der Waay’s keuze om gedetailleerde, gebruiksvriendelijke en conforme handleidingen te maken heeft een sleutelrol gespeeld in hun succes in de markt. Door nauw samen te werken met INSTRKTIV hebben zij hun handleidingproces gestroomlijnd en zich duidelijk onderscheiden van concurrenten.

Benieuwd naar hoe wij u kunnen helpen? Vraag een offerte aan.

OFFERTE AANVRAGEN