U zoekt op: {{ keyword }}
Branche: Productie van slimme EV-laadoplossingen (thuislaadstations voor elektrische voertuigen)
Locatie: Utrecht, Nederland
Klantbehoefte: Conforme meertalige gebruikershandleiding (PDF en HTML) voor een thuislaadstation, analyse van het wettelijk kader (EN 61851-1, Laagspanningsrichtlijn, Radioapparatuurrichtlijn) en single-source contentmanagement via MadCap Flare voor doorlopende updates en vertalingen.
Toen WeDriveSolar, een Nederlandse fabrikant van slimme EV-laadoplossingen, de marktintroductie van zijn nieuwe thuislaadstation voorbereidde, leek de documentatieopdracht op papier overzichtelijk: een gebruikershandleiding maken die aan alle toepasselijke regelgevingsvereisten voldeed, meerdere talen besloeg en in de productverpakking paste.
In de praktijk was het alles behalve eenvoudig.
Het product moest binnen een vast tijdvenster op de markt komen, gekoppeld aan een eerste productierun. De verpakking dicteerde een specifiek formaat: een A5-boekje met beperkte fysieke dikte. Alle vereiste taalversies moesten in dat ene boekje zijn opgenomen. En omdat het laadstation onder een specifieke set elektrotechnische normen viel en niet onder de Machinerichtlijn, was het van meet af aan cruciaal om het regelgevingskader correct te bepalen. Een fout in dit stadium kon leiden tot niet-conforme documentatie, een vertraagd CE-markeringsproces of een mislukte marktintroductie.
WeDriveSolar schakelde INSTRKTIV in voor het volledige documentatieproces: regelgevingsanalyse, technisch schrijven, maatwerkillustraties en levering in zowel PDF- als HTML-formaat.
Het juiste regelgevingskader bepalen
De eerste taak was vaststellen welke normen en richtlijnen daadwerkelijk van toepassing waren op het product. Op basis van initiële productinformatie bestond de werkhypothese dat de EU-Machinerichtlijn (2006/42/EG) mogelijk relevant was. Na beoordeling van het product met de klant concludeerde INSTRKTIV dat de Machinerichtlijn niet van toepassing was.
De primaire norm voor het product was EN 61851-1 (gebaseerd op IEC 61851-1), "Elektrisch laadsysteem voor elektrische voertuigen", die algemene eisen stelt aan conductief EV-laadmaterieel. Het toepasselijke EU-wetgevingskader omvatte de Laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU, voor de elektrische veiligheid van het apparaat, en de Radioapparatuurrichtlijn 2014/53/EU, die van toepassing is op de draadloze componenten, waaronder de Bluetooth-module voor communicatie met de slimme meterdongle.
Deze analyse van het begin af aan goed uitvoeren is geen formaliteit. De verkeerde richtlijn identificeren leidt tot ontbrekende essentiële eisen in de technische documentatie en de EU-conformiteitsverklaring. Voor WeDriveSolar, met een al vastgelegde productiedatum en een leveringsrelatie met Renault in het vooruitzicht, was er geen ruimte voor herwerk.
Twee formaten, één gestructureerde bron
Vanaf het begin was de aanpak van INSTRKTIV om twee afzonderlijke maar volledig consistente outputs te produceren vanuit één bron, met MadCap Flare als contentmanagementsysteem. Deze single-source-aanpak is in gereguleerde sectoren steeds meer standaard: inhoud wordt eenmalig geschreven en gestructureerd, en het systeem genereert de vereiste outputformaten.
De PDF-versie moest tegelijkertijd aan twee eisen voldoen: regelgevingsconformiteit en fysieke verpakkingsbeperkingen. Met meerdere taalversies vereist en beperkte ruimte in de productdoos maakte INSTRKTIV bewuste structurele keuzes over welke hoofdstukken verplicht waren voor conformiteit en welke inhoud gereserveerd kon worden voor de digitale versie. Templates werden geoptimaliseerd en lettertypen aangepast om de informatiedichtheid te maximaliseren zonder de leesbaarheid of layoutkwaliteit aan te tasten. Het resultaat was een PDF van 30 tot 35 pagina's per taal die alle vereiste veiligheids- en installatieinhoud overzichtelijk dekte en voldeed aan de CE-markeringseisen, terwijl de handleiding in de praktijk goed bruikbaar bleef.
Titelpagina en inhoudsopgave van de PDF-handleiding
De HTML-handleiding kende een andere aanpak. Zonder de fysieke beperkingen van drukwerk kon deze uitgebreidere uitleg bevatten, rijkere navigatie en een completere behandeling van elk installatiescenario. De HTML-versie, gehost op wedrivesolar.com/manuals, fungeert als een permanent digitaal hulpmiddel dat installateurs en eindgebruikers op ieder moment na aankoop kunnen raadplegen. Zoals Remco Fens, de WeDriveSolar-contactpersoon voor dit project, opmerkte: "De HTML is zeker een fijn ding om naartoe te navigeren. Het helpt ook klanten wanneer ze online zoeken en de handleiding vinden, zodat ze effectief in de handleiding zitten."
Startpagina van de HTML-handleiding
Dit dubbelformaat-model weerspiegelt een bredere verschuiving in productdocumentatie. Een gedrukt boekje voldoet aan de regelgevingsverplichting om instructies bij het product te leveren. Een HTML-handleiding breidt die documentatie uit tot een levende, doorzoekbare bron die het product gedurende de volledige levenscyclus ondersteunt, niet alleen op het moment van installatie.
Topic uit de HTML-handleiding
Illustratiestrategie: laat zien wat er gedaan moet worden
De handleiding bedient twee verschillende doelgroepen: de installateur, die het laadstation mechanisch en elektrisch installeert, en de eindgebruiker, die eenvoudigweg zijn voertuig aansluit.
Voor de installateur is de inhoud technisch veeleisend. Het omvat de mechanische montage van de laadpaal, aansluiting op de huiselijke elektrische installatie en configuratie van de slimme meterdongle. Voor de eindgebruiker is de interactie veel eenvoudiger: de laadkabel verbinden met het voertuig en het laadstation.
In plaats van elk tekstgedeelte te illustreren hanteerde de illustrator van INSTRKTIV een gestructureerde visuele aanpak. Elke installatiefase werd verankerd met een technische hoofdtekening die de algehele montagestatus toonde, met duidelijk aangegeven genummerde stappen in de tekening zelf. Explosiefiguren hielpen installateurs afzonderlijke componenten te identificeren voordat ze ermee aan de slag gingen. Begeleidende tekst werd beknopt gehouden en direct gekoppeld aan wat de tekening al communiceerde.
Dit is een kernprincipe van effectieve technische documentatie: de illustratie moet de instructie dragen. Tekst vult aan wat een tekening alleen niet kan laten zien. De lezer hoeft nooit te pendelen tussen een afbeelding en een apart tekstblok om te begrijpen welke handeling nodig is.
Gezien de strikte paginabeperkingen van het A5-boekjesformaat was deze aanpak ook structureel noodzakelijk. Een tekstzware handleiding zou aanzienlijk meer pagina's hebben vereist, grotere vertaalvolumes gecreëerd en een veel zwaardere reviewlast voor de klant betekend.
In totaal werden zo'n 25 illustraties geproduceerd voor de handleiding, die alles beslaan van de volledige installatievolgorde tot gedetailleerde componentaanduidingen.
Illustraties verduidelijken de tekst
Oplevering: op tijd voor de marktintroductie
De Engelstalige bronhandleiding werd op schema afgerond en voldeed aan de deadline voor de eerste productierun van WeDriveSolar. De Nederlandse en Franse vertalingen volgden. INSTRKTIV beheerde de MadCap Lingo-vertaalworkflow gedurende het hele project en loste een technisch compatibiliteitsprobleem in het XLIFF-bestandsuitwisselingsproces op dat de vertaalfase had kunnen vertragen. Het probleem werd geïdentificeerd, geëscaleerd en in nauwe samenwerking met de klant opgelost, zodat alle taalversies correct werden geïntegreerd in het CMS.
Het eindpakket bestond uit een conforme, meertalige PDF-handleiding en een uitgebreide HTML-versie, beide gegenereerd vanuit dezelfde gestructureerde bron in MadCap Flare.
Het product van WeDriveSolar ging vervolgens in productie en werd gebruikt in de samenwerking van het bedrijf met Renault, wat bevestigt dat de documentatie voldeed aan de eisen voor een grote automotive-leveringsrelatie.
Wat de klant zei
"Uiteindelijk hebben we een goed document. De snelheid in het proces was hoog, en uiteindelijk weet je wat je doet." — Remco Fens, WeDriveSolar
WeDriveSolar was bijzonder tevreden met het compacte resultaat van de PDF-handleiding: alle conformiteitseisen en installatiestappen gedekt in 30 tot 35 pagina's per taal, zonder verlies van layoutkwaliteit of leesbaarheid.
Wat dit project aantoont
Documentatie correct opleveren voor een gereguleerd product zoals een EV-laadstation vereist meer dan bekwaam schrijven. Het vereist een gestructureerd proces: regelgevingskaderanalyse, gestructureerd schrijven, doelgerichte illustratie en multi-format output met een gecontroleerde vertaalworkflow.
Drie zaken maakten dit project succesvol:
De regelgevingsanalyse direct goed uitvoeren. De juiste normen vanaf dag één toepassen voorkomt kostbaar herwerk en vermijdt conformiteitshiaten in het technisch dossier. De vaststelling dat EN 61851-1, de Laagspanningsrichtlijn en de Radioapparatuurrichtlijn van toepassing waren in plaats van de Machinerichtlijn bepaalde de volledige documentatiestructuur.
Één bron gebruiken voor meerdere outputs. PDF en HTML produceren vanuit dezelfde MadCap Flare-bron betekent dat elke update eenmalig plaatsvindt en naar alle formaten doorwerkt. Dit is essentieel voor elke fabrikant met plannen voor productupdates, normenrevisies of aanvullende taalversies in de toekomst.
Illustratiestrategie afstemmen op doelgroep en formaatbeperkingen. Een goed geplaatste technische tekening en een beknopte explosiefiguur in een compact A5-formaat kunnen effectiever zijn dan tekstparagrafen. Het doel is altijd dat de installateur de instructie zonder verwarring kan volgen, niet dat elk detail verbaal wordt beschreven.
Voor WeDriveSolar was het resultaat een marktklare productintroductie, ondersteund door documentatie die voldeed aan de regelgevingsverplichtingen en de mensen die het laadstation installeren en gebruiken daadwerkelijk hielp.
Klaar om deze discipline naar uw eigen documentatie te brengen? Neem contact op met INSTRKTIV om te ontdekken hoe wij kunnen helpen.
