Documentation as a Service (DaaS) – uw externe documentatieafdeling

Uw eigen documentatieafdeling Altijd beschikbaar, altijd klaar Altijd conform

Wat is DaaS?

Documentation as a Service (DaaS) geeft u een volledig ingericht team voor technische documentatie via een voorspelbaar maandplan.

Wij nemen de volledige verantwoordelijkheid voor het opstellen, onderhouden en beheren van uw documentatie, inclusief wettelijke compliance, technisch schrijven, contentmanagement en updates, zodat uw producten, machines en apparatuur altijd worden ondersteund door professionele, consistente en conforme handleidingen.

U houdt volledige controle over uw data en bestanden. Wij zorgen dat uw documentatie correct, actueel en auditklaar blijft, in lijn met normen zoals EN IEC/IEEE 82079, EN ISO 12100 en de EU-machineverordening.

Voor wie is DaaS bedoeld?

DaaS is ontworpen voor organisaties die complexe machines, apparatuur of producten ontwerpen, produceren of integreren en werken in omgevingen waar documentatiekwaliteit, compliance en consistentie essentieel zijn.

Sectoren die het meest profiteren van DaaS:

Machine- en industriële apparatuurproducenten – met doorlopende updates voor meerdere varianten.
Automotive en toeleveranciers – met CE-, UKCA- of ISO-conforme documentatie voor voertuigen, subsystemen en tooling.
Voedingsindustrie – met strikte hygiëne- en veiligheidsregels, waar documentatie zowel technisch als juridisch moet kloppen.
Procesindustrie – o.a. nucleair, recycling of chemie, waar veiligheid, traceerbaarheid en regelgeving kritisch zijn.
Maritiem & offshore – waar betrouwbaarheid, veiligheidsnormen en meertaligheid cruciaal zijn.
Overheid en publieke projecten – met transparante documentatie en versiebeheer voor audits en tenders.
Algemene industrie en system integrators – voor turnkey installaties met consistente manuals, risicoanalyses en technische dossiers.
Fabrikanten van elektronische apparaten en consumentenproducten – met nieuwe verplichtingen onder o.a. GPSR, RED en andere CE-kaders. (Zie “DaaS voor industriële/professionele producten & consumentenproducten” voor meer info.)

Door uw documentatiefunctie uit te besteden, maakt u interne capaciteit vrij, verlaagt u compliancerisico’s en zijn uw handleidingen en technische dossiers altijd actueel en audit-klaar.

De problemen die we oplossen

Geen interne documentatie-expertise – engineers of productmanagers schrijven dan handleidingen, wat leidt tot onduidelijke en inconsistente content.
Compliancerisico’s – manuals voldoen niet aan EN IEC/IEEE 82079, ISO 20607, de EU-machineverordening of ANSI Z535.6, met risico op boetes of mislukte audits.
Meerdere leveranciers, geen consistentie – schrijven, illustratie, vertaling en publishing zijn versnipperd.
Inefficiënte processen – content wordt telkens opnieuw gemaakt, templates worden niet hergebruikt, opmaak gebeurt handmatig.
Vertaalchaos – inconsistente terminologie, herhaalde vertaalkosten en layoutproblemen in meertalige manuals.
Gebrek aan datacontrole – bronbestanden en vertalingen staan bij leveranciers, niet in uw systemen.
Leveringvertragingen – documentatie is niet klaar wanneer machines worden geleverd.

De doorlopende resultaten die u krijgt

Altijd-klaar documentatie – manuals en supportmateriaal blijven actueel en publiceerbaar.
Professioneel technisch schrijven – door getrainde schrijvers, niet door engineering of marketing.
Compliance-monitoring – monitoring van normen (ISO, CE, ANSI, enz.) met proactieve update-signalen.
Consistente merkstijl & tone of voice – templates en style guides toegepast op alle deliverables.
Centrale assetbibliotheek – illustraties, vertalingen en herbruikbare contentblokken centraal beheerd.
Efficiëntere vertalingen – terminologie en vertaalgeheugen verlagen kosten en verhogen consistentie.
Proactieve planning – documentatie afgestemd op uw leveringsplanning.
Minder interne belasting – uw experts focussen op ontwerp en sales; wij doen de documentatie.

Onze 3-stage lifecycle aanpak

1. Assess & Structure

We starten met het in kaart brengen van wettelijke eisen, documentatiescope en publicatievormen (print vs. digitaal). We beoordelen risico’s, bepalen wat verplicht is en zetten een heldere structuur, templates en workflows op.

Resultaat: duidelijke basis, overzicht van de wettelijke eisen en een schaalbare documentatiestructuur.

2. Build & Launch

We ontwikkelen en publiceren de documentatie: handleidingen, veiligheidsinstructies, labels, online manuals en ondersteunende content, afgestemd op UX, merk en regelgeving. Content wordt centraal beheerd voor hergebruik en meertaligheid.

Resultaat: professionele, conforme en gebruiksvriendelijke documentatie die launch-ready is.

3. Maintain & Improve (Documentation as a Service)

Na de launch nemen wij het doorlopende beheer over: updates bij productwijzigingen, compliance-monitoring, versiebeheer, vertalingen en optimalisaties over alle kanalen.

Resultaat: documentatie blijft actueel, auditklaar en schaalbaar, zonder interne belasting.

Abonnementsniveaus – capaciteit & prijzen

Plan	Maandelijkse capaciteit	Uurtarief	Maandfee
Essential (advies & toezicht)	~32 uur	Offerte aanvragen	Offerte aanvragen
Professional (volledige verantwoordelijkheid)	~64 uur	Offerte aanvragen	Offerte aanvragen
Enterprise (volledige verantwoordelijkheid + multi-product)	~128 uur	Offerte aanvragen	Offerte aanvragen

Inbegrepen taken:

Technische documentatie en handleidingen opstellen
Documentatie onderhouden en updaten zodat deze correct, actueel en audit-klaar blijft
Documentatie organiseren voor schaalbaarheid
Documentatiebestanden, structuur en versies beheren
Zorgen voor professionele, consistente en conforme documentatie
Zorgen voor wettelijke compliance
Documentatie afstemmen op relevante normen (EN IEC/IEEE 82079, EN ISO 12100, EU Machineverordening)

Notities:

Vertalingen, DTP, illustraties en juridisch advies worden apart gefactureerd (kortingen per niveau mogelijk).
Extra uren worden gefactureerd tegen het tarief van uw niveau.
Geen rollover – capaciteit wordt maandelijks voor u gereserveerd.

Extra diensten – tarieven per niveau

Afhankelijk van uw abonnementsniveau profiteert u van lagere tarieven op aanvullende diensten die u flexibel kunt toevoegen aan uw maandplan.

Diensten per niveau:

Technisch schrijven (buiten de abonnementsuren)
Prooflezen en quality assurance
Lijnillustraties (op basis van 3D-modellen)
Maken van 3D-modellen
Juridisch advies en compliance-consultancy
Contentstrategie-consultancy
Contentmanagement (MadCap en gerelateerde systemen)

Altijd apart gefactureerd (niet inbegrepen in het abonnement):

Vertalingen (per woord, met terminologie en vertaalgeheugen)
DTP en opmaak voor print en digitale outputs
Grafisch- en documentdesign
Hosting en onderhoud van online manuals

Alle diensten kunnen worden gecombineerd tot een volledig op maat gemaakte documentatieworkflow die past bij de behoeften en capaciteit van uw organisatie.

DaaS voor machinebouw, industrie en gereguleerde sectoren

Wat we onder andere kunnen leveren voor bedrijven die machines, apparatuur en systemen ontwerpen, bouwen, doorverkopen of importeren in sectoren zoals automotive, food processing, maritiem en algemene industrie:

Schrijven & ontwikkeling

Bedienings-, installatie- en onderhoudshandleidingen
Service- en reparatiedocumentatie
Onderdelenlijsten met exploded-view illustraties
SOP’s en werkinstructies voor assemblage, bediening en service
Technische datasheets en procesbeschrijvingen

Juridisch & compliance

Onderzoek en identificatie van toepasselijke richtlijnen en normen (bijv. Machineverordening, EMC, LVD, ISO, ANSI)
Opstellen en onderhouden van de technische dossiers
Risicoanalyses (ISO 12100 en sectorspecifieke normen)
Support bij Declarations of Conformity / Declarations of Incorporation
Veiligheidsinformatie en label-/markeringseisen
Monitoring van wijzigingen en advies over compliance-updates

Output & beheer

Updates voor nieuwe machine- of systeemvarianten en lopende projecten
Gecontroleerd versiebeheer voor audits, tenders en certificeringen
Publicatie via CCMS voor efficiënt hergebruik, schaalbaarheid en meertaligheid
Multi-format publishing: PDF’s, HTML online manuals, QR-based of digitale toegang

Vertalingen & lokalisatie

Meertalige manuals voor operators, service en internationale klanten
Terminologie- en vertaalgeheugen-beheer voor consistentie
QA en formatting checks voor meertalige layouts

DaaS voor industriële/professionele producten & consumentenproducten

Wat we onder andere kunnen bieden aan bedrijven die (industriële) elektronische apparaten, industriële producten of consumentenproducten maken.

Voor deze klantgroep levert INSTRKTIV primair project-based technical communication of dedicated abonnementsniveaus met flexibiliteit, schaalbaarheid en meetbare ROI.

Juridisch & compliance

Onderzoek en identificatie van toepasselijke richtlijnen en normen (LVD, EMC, RED, GPSD, enz.)
Beoordeling van publicatie-eisen: wat moet print, wat mag digitaal (kostenreductie en efficiëntere workflow)
Opstellen van veiligheidsinstructies en compliance-content voor packaging, labels en manuals
Doorlopende monitoring van regelgeving voor compliance in meerdere markten

Schrijven & ontwikkeling

Quick Start Guides, veiligheidsinstructies, HTML (online/digitale) manuals, video-instructies en volledige user manuals
Productdatasheets, technische specs, FAQ’s en troubleshooting
Omnichannel documentatie voor print, web, chatbot en QR-delivery
Documentatie die UX en merkperceptie versterkt, afgestemd op de huisstijl en tone of voice

Output & beheer

Gestructureerde versiecontrole en frequente updates via CCMS
Centrale hub voor meertalige documentatie over meerdere productlijnen
Multi-channel publishing workflows (print, online, chatbot, QR)
Integratie met brand design systems voor snellere, consistentere releases

Vertalingen & lokalisatie

Coördinatie van vertalingen naar alle vereiste talen
Vertaalgeheugen en terminologiebeheer voor kostenbesparing en consistentie
QA en DTP checks voor meertalige fold-outs, packaging en labeling

Businesscase / ROI

Dit DaaS-plan biedt de beste balans tussen capaciteit en kostenefficiëntie:

Tot 40% lagere documentatiekosten door digital-first delivery en content reuse
Lagere print- en logistiekkosten met QR-based of HTML manuals
Lagere vertaalkosten door hergebruik en automatisering
Snellere launches dankzij ready-to-publish omnichannel outputs

Uw DaaS-abonnement verdient zich in de praktijk terug door terugkerende print- en vertaalkosten te verlagen – terwijl u merkconsistentie en klanttevredenheid versterkt.

Abonnement: compliance-monitoring

Als aanvulling op project-based delivery bieden we een Regulatory Monitoring Service voor doorlopende compliance in meerdere markten.

DaaS voor startups & groeiende productbedrijven

Wat we onder andere kunnen bieden aan startups en early-stage bedrijven die hun eerste producten lanceren.

Voor deze groep levert INSTRKTIV project-based pakketten die alles bieden voor een sterke productlancering. Volledige DaaS-abonnementen zijn in deze fase vaak niet praktisch, maar startups kunnen wél profiteren van een lichte DaaS-tier en een optionele Regulatory Monitoring Subscription na de launch.

Pakketten per mijlpaal

Package	Inclusief	Vanaf
Launch Ready	User manual (PDF), basis branding & layout, basis CE en veiligheid	€4.000 (eenmalig)
Investor Grade	Print-ready veiligheidsinstructies, volledige HTML manual, premium design, compliance file, eerste CCMS setup	€6.000 (eenmalig)
Scale-Ready	Alles uit Investor Grade + Quick Start Guide, 1 explainer video, meertalige CCMS setup	€8.000 (eenmalig)

Elk pakket ondersteunt een belangrijke mijlpaal, van de eerste launch tot schaalvergroting, met professionele, conforme en merkgerichte documentatie die vertrouwen opbouwt bij investeerders en klanten.

Juridisch & compliance

Minimum compliance-eisen bepalen voor EU/global launch (CE basis, veiligeheidsinstructies) voor handleiding, verpakking en labelling
Beoordeling van publicatie-eisen: wat moet print en wat mag digitaal (kosten en complexiteit omlaag)
Opstellen van essentiële veiligheidswaarschuwingen
Compliance advies om dure fouten vóór de launch te voorkomen

Output & beheer

Snelle doorlooptijd met InDesign en DTP tools voor printklare en digitale layouts
Simpele, kostenefficiënte update-workflows voor kleine teams
Naadloze schaalbaarheid naar CCMS zodra productlijnen groeien

Vertalingen & lokalisatie

Essentiële vertalingen naar belangrijke lanceringstalen
Kostenefficiënte per-woord vertaling met consistente terminologie en QA

Compliance-monitoring als service

Startups die hun eerste project hebben afgerond, kunnen compliant blijven via een betaalbare doorlopende service.

Inclusief:

Monitoring van regelgevingsupdates (normen en regelgeving)
Update-aanbevelingen voor manuals en labeling
Directe toegang tot INSTRKTIV’s compliance-experts voor snelle support

“Eén keer lanceren en blijvend compliant, maar zonder een volledig abonnement.”