Wil je in 2026 je documentatie op orde krijgen?

Wil je in 2026 je documentatie op orde krijgen?

Veel organisaties voelen dat het schuurt. Handleidingen staan verspreid in Word-bestanden, PDF’s, SharePoint-mappen en mailboxen. Kennis zit in hoofden van medewerkers of in oude documenten waarvan niemand meer weet welke versie klopt.

En ondertussen:

• Producten worden complexer
• Supportdruk neemt toe
• Wet- en regelgeving stelt steeds hogere eisen

2026 staat voor de deur, wat betekent dat wie volgend jaar grip wil hebben op documentatie en kennis, moet nu de juiste fundamenten leggen.

In dit artikel laten we zien:

1. Hoe je een toekomstbestendig documentatie- en kennisplatform opzet
2. Waarom een sterke basis belangrijker is dan tooling
3. Drie realistische manieren om dit met MadCap aan te pakken

Van losse documenten naar een documentatieplatform

De realiteit is dat documentatieproblemen zelden één oorzaak hebben.  In veel organisaties spelen twee structurele uitdagingen tegelijk.

1. De kwaliteit van de documentatie is onvoldoende

Bij veel bedrijven ligt documentatie bij engineers. Dat is begrijpelijk: zij kennen het product als geen ander. 

Maar engineers zijn primair opgeleid om te ontwerpen en te bouwen, maar niet om complexe technische kennis te vertalen naar heldere, veilige en begrijpelijke instructies voor eindgebruikers.

Het gevolg:

• Beschrijvingen zijn technisch correct, maar lastig te begrijpen
• Context en gebruikssituaties ontbreken
• Veiligheidsinformatie is onvolledig of onduidelijk
• Documentatie voldoet niet (volledig) aan normen en regelgeving

Zodra er een dedicated technisch schrijver of documentatieteam betrokken is, verbetert de kwaliteit meestal aanzienlijk.

2. De organisatie van documentatie schiet tekort

Zelfs wanneer de inhoud op orde is, ontstaat een tweede probleem: documentatie groeit vaak organisch, verspreid over tools, formats en teams.

Dat leidt tot:

• Meerdere versies van dezelfde informatie
• Handmatig knip en plak werk bij updates
• Beperkt contenthergebruik
• Hoge foutgevoeligheid bij vertalingen
• Documentatie die niet meegroeit met producten en varianten

Pas wanneer zowel kwaliteit als structuur worden aangepakt, ontstaat documentatie die schaalbaar, beheersbaar en toekomstbestendig is.

De basis: single-source denken (geen toolkeuze)

Een toekomstbestendig documentatieplatform begint met één strategisch principe: Single source is een strategie, geen software.

Dat betekent:

• Informatie wordt één keer vastgelegd
• Vanuit die bron worden meerdere outputs gegenereerd (PDF, web, service content)
• Updates gebeuren centraal

Pas als deze structuur staat, heeft tooling meerwaarde.

Roadmap naar een toekomstbestendig platform (richting eind 2026)

Een realistische aanpak bestaat uit drie fasen:

Fase 1 – Fundament & governance

In deze fase wordt het volledige speelveld inzichtelijk gemaakt. Niet alleen de bestaande documentatie, maar ook de context waarin deze wordt gebruikt en beheerd.

Onder andere wordt inzichtelijk gemaakt:

Strategie en doelen

• Wat is het doel van documentatie binnen de organisatie?
• Welke rol speelt documentatie in support, compliance en productstrategie?

Gebruikers en doelgroepen

• Wie gebruikt de documentatie (klanten, service, partners, intern)?
• In welke situaties en op welk moment?

Stakeholders en organisatie

• Welke afdelingen zijn betrokken (engineering, service, compliance, marketing)?
• Wie is eigenaar van content en wie is verantwoordelijk voor onderhoud?

Inhoud en structuur

• Welke documentatie bestaat er?
• Hoe is deze opgebouwd?
• Welke content is herbruikbaar en welke niet?

Technologie en tools

• Welke tools worden nu gebruikt (Word, InDesign, SharePoint, portals)?
• Waar zitten beperkingen en risico’s?

Wet- en regelgeving

• Welke richtlijnen, normen en wettelijke vereisten zijn van toepassing?
• Waar zijn hiaten of risico’s aanwezig?

Workflow en processen

• Hoe ontstaat documentatie?
• Hoe worden updates, reviews en vertalingen geregeld?

Contentbeheer en distributie

• Welke kanalen worden gebruikt (PDF, HTML, video, e-learning)?
• Wat is de strategie per kanaal?

Planning, kwaliteit en feedback

• Hoe wordt kwaliteit geborgd?
• Hoe wordt feedback verzameld en verwerkt?

Training, ondersteuning en risico’s

• Welke kennis is aanwezig?
• Welke risico’s zijn er bij verandering en hoe worden die gemitigeerd?

Toekomstvisie

• Waar wil de organisatie over 3–5 jaar staan?
• Welke keuzes moeten nu voorbereid worden?

Resultaat: Een gedeelde visie, duidelijke uitgangspunten en een realistisch plan, zonder je al vast te leggen op tooling.

Fase 2 – Implementatie & migratie

Pas daarna wordt:

• Een CCMS ingericht (zoals MadCap Flare)
• Content gemigreerd en opgeschoond
• Hergebruik en vertaalworkflows ingericht
• Het team getraind

Documentatie wordt vanaf dit moment beheerbaar en schaalbaar.

Fase 3 – Ontwikkeling van nieuwe documentatie volgens de nieuwe opzet

In deze fase wordt:

• Nieuwe documentatie uitsluitend volgens de nieuwe structuur ontwikkeld
• Bestaande documentatie stapsgewijs vervangen
• De nieuwe werkwijze verankerd in de organisatie

Documentatie wordt hiermee niet alleen beheersbaar, maar ook toekomstvast.

Fase 4 – AI als gecontroleerde toegang tot kennis

Overweeg je AI in te zetten voor het helpen van de eingebruiker? Doe dat dan pas op het einde:

• Als interface op gevalideerde content
• Met herleidbaarheid naar bron
• Met duidelijke grenzen en governance

AI ondersteunt support en service, maar neemt geen kennisbezit over .

Drie manieren om met MadCap te werken

MadCap Flare is bij uitstek geschikt om single-source documentatie te ondersteunen. Maar hoe je ermee werkt, verschilt per organisatie. In de praktijk zien we drie realistische samenwerkingsvormen .

1. Alles intern doen (scenario A)

Geschikt wanneer:

• Documentatie een kerncompetentie is
• Je kennis intern wilt opbouwen
• Er voldoende capaciteit beschikbaar is

Hoe het werkt:

• Jullie werken zelf in MadCap Flare
• INSTRKTIV helpt met licenties, inrichting, structuur en training
• Jullie beheren content, updates en vertalingen

Voordelen:

• Volledige controle
• Maximale kennisopbouw

Aandachtspunt: Dit vraagt discipline, eigenaarschap en tijd.

2. Volledige uitbesteding (scenario B)

Geschikt wanneer:

• Documentatie geen kernactiviteit is
• Snel resultaat nodig is
• Interne capaciteit beperkt is

Hoe het werkt:

• INSTRKTIV beheert het volledige CMS
• Schrijft, onderhoudt en publiceert documentatie
• Jullie leveren input en accorderen

Voordelen:

• Maximale ontzorging
• Direct professioneel en compliant resultaat
• Geen licentie- en trainingskosten voor jullie

Aandachtspunt: Minder flexibiliteit voor ad-hoc interne wijzigingen.

3. Hybride samenwerken (scenario C)

Geschikt wanneer:

• Je controle én flexibiliteit wilt
• Kennis deels intern wilt houden
• Schaalbaarheid belangrijk is

Hoe het werkt:

• Eén gedeelde MadCap-omgeving (Flare Online)
• INSTRKTIV richt in, structureert en ondersteunt
• Jullie doen inhoudelijke updates en kleine aanpassingen

Voordelen:

• Beste balans tussen grip en ontzorging
• Kennis blijft in de organisatie
• Flexibel opschalen per product of project

Aandachtspunt: Heldere taakverdeling en afstemming zijn cruciaal.

Waarom dit een budgetbesluit is (en geen IT-project)

Een documentatieplatform raakt:

• Productontwikkeling
• Compliance & regelgeving
• Support & service
• IT & security
• Kennisborging

Het is geen los project, maar een structurele investering in:

• Lagere supportkosten
• Minder fouten
• Snellere onboarding
• Betere gebruikerservaring
• Betrouwbare AI-toepassingen

Juist daarom is eind december hét moment om dit op de begroting voor 2026 te zetten.

Tot slot

Wie in 2026 zijn documentatie echt op orde wil hebben, moet in 2025 investeren in fundamenten. Niet door nieuwe tools toe te voegen, maar door helderheid te creëren over structuur, eigenaarschap en processen.

Een documentatieplatform is geen IT-project, maar een strategische keuze die raakt aan kwaliteit, compliance, support en schaalbaarheid.

MadCap Flare is daarbij geen doel op zich, maar een krachtig middel, mits ingezet binnen een doordachte en gedragen aanpak.

Eind december is daarom hét moment om deze stap op te nemen in de plannen en het budget voor 2026.

NEEM CONTACT OP