Van capaciteitsprobleem naar strategisch voordeel: hoe u documentatie-uitdagingen slim oplost

In veel industriële bedrijven vormt documentatie de stille ruggengraat van veilig en efficiënt werken. Of het nu gaat om gebruikershandleidingen, onderhoudsprocedures of veiligheidsoverzichten - goede technische documentatie is onmisbaar. Toch zien we bij veel bedrijven dat deze taak onder druk komt te staan, zeker in tijden van personeelstekorten of organisatieveranderingen.

De situatie: kennis weg, werkdruk omhoog

Zo sprak INSTRKTIV onlangs met een internationaal opererend bedrijf in de material handling-sector. Na het pensioen van twee ervaren medewerkers kwam hun engineering support team handen tekort. Er lagen meerdere documentatieprojecten op de plank, waaronder het opstellen van Operator & Maintenance Manuals voor eenvoudige, maar essentiële systemen zoals een rollenbaan en sorteersysteem.

Hoewel de technische complexiteit relatief laag was, zat de uitdaging in de hoeveelheid werk en de noodzaak tot consistentie en compliance. Daarbij werd gewerkt met MadCap Flare, een krachtig maar specialistisch contentmanagementsysteem, terwijl de afstemming met internationale collega's (met name in de VS en Italië) nog volop in ontwikkeling was.

Het probleem: beperkte capaciteit én versnipperde werkwijze

De klant zat dus met een dubbel probleem:

1. Capaciteitstekort – De interne schrijvers konden het werk niet meer bolwerken.
2. Samenwerkingshobbels – Door verschillende werkwijzen en documentatiebehoeftes in de internationale takken ontbrak het aan structuur en standaardisatie.
   
   

De vraag was helder: hoe kunnen we snel én duurzaam extra capaciteit inzetten voor onze documentatie?

De oplossing: flexibiliteit en ervaring van INSTRKTIV

INSTRKTIV ondersteunt bedrijven in precies dit soort situaties. Onze aanpak biedt twee concrete werkmodellen:

1. Projectbasis: heldere scope en planning

Bij een afgebakende opdracht - zoals het schrijven van onderhoudsinstructies voor specifieke systemen - schatten we de benodigde uren in en leveren we de documentatie op binnen die scope. Dit omvat:

• Opvragen van relevante input (o.a. risicobeoordelingen, 3D-modellen, bestaande handleidingen).
• Kick-off met engineers voor context en gap-analyse.
• Oplevering van conceptdocumentatie + correctieronde op basis van feedback.
  
  

2. Capaciteitsondersteuning: een verlengstuk van uw team

Is er behoefte aan structurele versterking? Dan kunnen we technisch schrijvers (en waar nodig illustratoren of compliance experts) op interim-basis inzetten. Dit kan variëren van één tot vier dagen per week, op locatie of remote.

In beide gevallen werken we met ervaren specialisten die gewend zijn om direct te schakelen met engineers, gebruik maken van tools als MadCap Flare, en documentatie ontwikkelen conform de Machinerichtlijn en ISO 20607.

Illustraties en visualisaties: helder en herbruikbaar

Voor beeldmateriaal bieden we twee opties:

• Werken met bestaande 3D CAD-afbeeldingen (zoals Inventor-exporten).
• Of: illustraties laten maken in IKEA-stijl met SolidWorks Composer - ideaal voor duidelijke en herbruikbare visuals.

Toekomstbestendig documenteren

Tijdens het gesprek kwam ook de vraag op over digitale documentatie in het licht van de nieuwe Europese Machineverordening. Hoewel deze klant nog met PDF werkt, denken wij graag mee over een toekomstige overstap naar HTML-publicatie, bijvoorbeeld gekoppeld aan een onderhoudsplatform.

Het resultaat: overzicht, ontzorging en compliance

Met de hulp van INSTRKTIV hoeft een capaciteitsprobleem geen bottleneck te zijn. Door tijdelijk of structureel de juiste expertise in te zetten, blijft uw documentatie op peil én wordt deze toekomstbestendig ingericht.

Of u nu zoekt naar snelle projectondersteuning of een langdurige samenwerking: wij zorgen dat uw documentatie klopt - juridisch, technisch én qua gebruikerservaring.